Basiswissen: Die Rechnungsprüfung im Kulturverein

Eine Rechnungsprüfung ist die gesetzlich vorgesehene Kontrolle der Vereinsfinanzen durch mindestens zwei unabhängige Rechnungsprüfer*innen. Geprüft wird, ob die Rechnungslegung (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Vermögensübersicht, Bankauszüge, Kassenbücher, Zahlungsbelege, Vorstandsprotokolle) des Vereins ordnungsgemäß, nachvollziehbar und vollständig ist und ob die Vereinsmittel entsprechend den Statuten verwendet wurden. Die Prüfung kann stichprobenartig nach dem Grundsatz der Wesentlichkeit erfolgen. Ergebnis der Rechnungsprüfung ist ein Prüfbericht an den Vorstand.

Rechnungsprüfer*innen sind unabhängige Personen, die von der Mitgliederversammlung/Generalversammlung mit der Kontrolle der Vereinsfinanzen beauftragt werden. Sie können Vereinsmitglieder sein, dürfen aber weder dem Vorstand noch einem Aufsichtsorgan angehören, finanziell vom Verein abhängig sein oder an der Erstellung des Rechnungsabschlusses mitgewirkt haben.

Aufgaben von Prüfer*innen:
Rechnungsprüfer*innen schauen sich den Rechnungsabschluss und die dazugehörigen Unterlagen an. Sie prüfen zum Beispiel Belege, Bankauszüge, Kassenbuch und Verträge, gleichen Buchungen mit den Belegen ab und kontrollieren, ob Einnahmen und Ausgaben nachvollziehbar erfasst wurden. Außerdem achten sie darauf, ob Vereinsgelder für die vorgesehenen Vereinszwecke verwendet wurden, und halten Auffälligkeiten oder offene Fragen in ihrem Prüfungsbericht fest.

Ja, laut Vereinsgesetz muss jeder Verein Rechnungsprüfer*innen haben.

Nein, aufgrund des 4-Augen-Prinzips müssen es immer zwei Rechnungsprüfer*innen sein. Außer dann, wenn der Verein so groß ist (mehr als 3 Mio. Euro gewöhnliche Einnahmen oder Ausgaben in zwei aufeinanderfolgenden Jahren), dass er eine*n Abschlussprüfer*in benötigt. Dann tritt diese*r an die Stelle der beiden Rechnungsprüfer*innen.

Ja, können sie, müssen sie aber nicht. Wichtig ist ihre persönliche und finanzielle Unabhängigkeit und ihre Unbefangenheit. Rechnungsprüfer*innen dürfen keinem Organ angehören, dessen Tätigkeit Gegenstand der Prüfung ist.

Rechnungsprüfer*innen dürfen in keiner finanziellen Abhängigkeit zum Verein stehen und nicht an der Erstellung des Rechnungsabschlusses mitgewirkt haben. Ein aufrechtes Beschäftigungsverhältnis kann die Unbefangenheit beeinträchtigen.

Funktionelle Einordnung: Rechnungsprüfer*innen bilden ein unabhängiges Prüforgan.

Die Rechnungsprüfer*innen werden wie der Vorstand bei der Generalversammlung gewählt. Die Dauer der Funktionsperiode ist in der Regel in den Statuten festgelegt. Nach Ablauf dieser müssen im Zuge der nächsten Generalversammlung neue Rechnungsprüfer*innen gewählt werden. Die Wiederwahl bestehender Prüfer*innen ist möglich, sofern es die Statuten nicht anders regeln.

Rechnungsprüfer*in kann jede*r werden. Es sind im Gesetz keine Kenntnisse festgelegt, jedoch raten wir unbedingt, dass die mit der Rechnungsprüfung betrauten Personen wissen, was sie tun. Das heißt, es sollten grundlegende Buchführungskenntnisse vorhanden sein. Rechnungsprüfer*innen sind für ihre Funktion als solche haftbar, daher sollten Prüfer*innen im eigenen Interesse Kenntnisse von Buchführung und Rechnungslegung haben. Siehe dazu den Beitrag Beratungspraxis: Haftungsfragen im Verein.

Eine Entlohnung ist möglich, jedoch sind Rechnungsprüfer*innen in der Regel ehrenamtliche Funktionen für einen Verein. Die Ehrenamtlichkeit in einer Funktion als Rechnungsprüfer*in hat auch einen wesentlichen Vorteil: Ehrenamtlich tätige Rechnungsprüfer*innen haften nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Aber Achtung: Statuten oder Vereinbarungen können eine abweichende Haftungsregelung enthalten. Würden sie für ihre Tätigkeit entlohnt werden, wäre die Haftung bereits bei leichter Fahrlässigkeit gegeben.

Siehe geminderter Haftungsmaßstab (§ 24 Abs. 1 VerG).

Die Rechnungsprüfung hat gesetzlich innerhalb von vier Monaten ab Erstellung des Rechnungsabschlusses durch den Vorstand zu erfolgen. Für die Erstellung des Rechnungsabschlusses hat das Leitungsorgan fünf Monate ab Ende des Rechnungsjahres Zeit.

Als Beispiel: Ist das Rechnungsjahr in eurem Verein das Kalenderjahr, endet also mit 31. Dezember, hat der Rechnungsabschluss bis spätestens 31. Mai zu erfolgen. Die Rechnungsprüfung muss anschließend innerhalb von vier Monaten erfolgen, also bis spätestens 30. September.

Nein. Eine Vollprüfung aller Einzelbelege ist gesetzlich nicht erforderlich. Die Rechnungsprüfung kann stichprobenartig nach dem Prinzip der Wesentlichkeit arbeiten. Wesentliche Positionen (z. B. große Subventionen, Personalausgaben) sollten gezielt geprüft werden.

Ein Kulturverein hat beispielsweise im Rechnungsjahr 2026 rund 500 Buchungen. Die Rechnungsprüfer*innen müssen nicht jede einzelne Buchung kontrollieren. Sie können zum Beispiel das Kassabuch für die Monate April und Mai vollständig durchsehen, bei den Bankbewegungen stichprobenartig einzelne Monate auswählen und die dort verbuchten Einnahmen und Ausgaben mit Belegen und Kontoauszügen abgleichen. Zusätzlich prüfen sie gezielt wesentliche Positionen, etwa eine größere Jahresförderung, Personalausgaben, Honorare oder größere Anschaffungen, und schauen bei ungewöhnlichen oder auffälligen Buchungen genauer hin. Die Stichprobe sollte nicht bloß zufällig erfolgen, sondern eine Mischung aus ausgewählten Zeiträumen, wesentlichen Beträgen und auffälligen Geschäftsfällen abdecken.

Bei allen Kulturvereinen müssen die Rechnungsprüfer*innen prüfen, ob die Vereinsmittel statutengemäß verwendet wurden. Dies bedeutet, dass nur Tätigkeiten und Projekte durchgeführt werden dürfen, die vom Vereinszweck abgedeckt sind und in den Statuten als Mittel zur Erreichung des Vereinszwecks genannt sind.

Nein. Im Vereinsgesetz existiert keine gesetzliche Pflicht der Rechnungsprüfer*innen, einen Antrag auf Entlastung zu stellen. Ihre Aufgabe beschränkt sich auf die Berichterstattung über die Ergebnisse der Rechnungsprüfung in Form eines Prüfungsberichts.

Wesentliche Mängel in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und der Vermögensübersicht, unzulässige In-sich-Geschäfte oder Risiken einer Bestandsgefährdung müssen im Prüfungsbericht festgehalten werden. Stellt der Vorstand schwerwiegende Verstöße nicht ab, haben die Prüfer*innen die Pflicht, eine Mitgliederversammlung einberufen zu lassen oder selbst einzuberufen.