Möglichkeiten der (finanziellen) Anerkennung ehrenamtlicher Tätigkeit – was ist möglich, was zu beachten?

Monatlich 75 Euro steuerfrei für ehrenamtliche Tätigkeit im Verein gehört der Vergangenheit an. Welche finanzielle Anerkennung freiwilligen Engagements ist aktuell möglich?

Karin Kovacs, KPMG– In der Vergangenheit wurden für freiwilliges Engagement steuerfreie Aufwandsentschädigungen ausbezahlt. Für diese steuerfreie Aufwandsentschädigung gab es jedoch keine gesetzliche Grundlage. Sie basierte auf einer nur für Finanzämter verbindlichen Richtlinie des BMF. Um hier Rechtssicherheit zu schaffen, wurde das Freiwilligenpauschale eingeführt. Dabei unterscheidet man zwei Arten des Freiwilligenpauschales: 

Das kleine Freiwilligenpauschale beträgt EUR 30,00 pro Tag und maximal EUR 1.000,00 pro Jahr. Das große Freiwilligenpauschale beträgt EUR 50,00 pro Tag und maximal EUR 3.000,00 pro Jahr.  

Das große Freiwilligenpauschale kann von mildtätigen Organisationen bzw. Organisationen im Fürsorgebereich ausbezahlt werden. Zusätzlich kann das große Freiwilligenpauschale von allen Organisationen für bestimmte Tätigkeiten ausbezahlt werden. Diese Tätigkeiten sind z.B. Funktion als Ausbildner oder Übungsleiter. Darunter sind Tätigkeiten als Wissensvermittler im kulturellen und künstlerischen Bereich zu verstehen, durch die die Entwicklung geistiger und körperlicher Fähigkeiten anderer Menschen durch Ausbildung vorhandener Anlagen oder Anleitung zur Entwicklung und Erprobung von Fähigkeiten gefördert werden. Die Vortragstätigkeit in Webinaren, Erteilung von Schauspielunterricht, Musikunterricht würde unseres Erachtens unter das große Freiwilligenpauschale fallen.
 

Können alle Vereine das Freiwilligenpauschale nutzen oder nur gemeinnützige Vereine? 

Karin Kovacs, KPMG– Das steuerfreie Freiwilligenpauschale kann nur von steuerbegünstigten Organisationen gemäß §§ 34 ff BAO gewährt werden. Dies bedeutet, dass die Organisation gemeinnützige oder mildtätige Zwecke verfolgen muss. Nicht jeder im Vereinsregister eingetragene Verein ist steuerbegünstigt bzw. gemeinnützig im Sinne des Steuerrechts. In diesem Zusammenhang ist auf das Erfordernis einer Rechtsgrundlage hinzuweisen, die alle formalen Voraussetzungen des Steuerrechts erfüllen muss. Eine steuerfreie Auszahlung des Freiwilligenpauschales durch nicht gemeinnützige Organisationen ist nicht möglich! Zum Beispiel kann ein gewinnorientierter Veranstalter von Konzerten an ehrenamtlich Tätige nicht das Freiwilligenpauschale steuerfrei auszahlen.
 

Kann das Freiwilligenpauschale für alle Tätigkeiten ausgezahlt werden oder gibt es Beschränkungen?

Karin Kovacs, KPMG– Das kleine Freiwilligenpauschale kann grundsätzlich für alle Tätigkeiten des freiwilligen Engagements ausbezahlt werden. Dies umfasst einerseits den sogenannten unentbehrlichen Hilfsbetrieb, als auch entbehrlichen Hilfsbetrieb oder begünstigungsschädliche Tätigkeit. Somit alle Tätigkeiten, die nicht mit Gewinnerzielungsabsicht ausgeübt werden. Das kleine Freiwilligenpauschale kann sowohl für die Tätigkeit bei einer Konzertveranstaltung oder einer Ausstellung als auch für die Tätigkeit in der Verwaltung (z.B. Buchhaltung) oder für die Tätigkeit bei einem Vereinsfest gezahlt werden. Das Freiwilligenpauschale kann jedoch nicht für die Tätigkeit von gewerblich tätigen Veranstalter*innen, Produzent*innen, etc. gewährt werden. 
Eine weitere Beschränkung besteht, wenn der*die ehrenamtlich Tätige bei der Organisation angestellt ist und anstelle des bisherigen Gehalts ein Freiwilligenpauschale erhält. Es ist jedoch möglich, dass ein*e Dienstnehmer*in der Organisation auch ein Freiwilligenpauschale erhält, wenn er*sie eine andere ehrenamtliche Tätigkeit ausübt als seine*ihre Tätigkeit im Rahmen des Dienstverhältnisses ist. Ein Beispiel wäre, dass eine Dienstnehmerin einer Organisation, die in der Verwaltung (z.B. Buchhaltung) tätig ist, bei einer Veranstaltung die Eintrittskarten kontrolliert. 
Anmerkung: Das große Freiwilligenpauschale ist hingegen für bestimmte, vom Gesetz definierte Tätigkeiten, oder bestimmte Einrichtungen möglich.
 

Kann das Freiwilligenpauschale für unterschiedliche Tätigkeiten einer Person ausbezahlt werden? 

Karin Kovacs, KPMG– Ja, das Freiwilligenpauschale kann für unterschiedliche Tätigkeiten erhalten werden. Hilft eine Person bei einer Veranstaltung an einem Tag z.B. bei der Kontrolle der Eintrittskarten aus (kleines Freiwilligenpauschale), kann die Person am nächsten Tag als Vortragende das große Freiwilligenpauschale für diesen Tag erhalten. Die Person kann für unterschiedliche Tätigkeiten eingesetzt werden. 
Voraussetzung ist jedoch immer, dass kein Dienstverhältnis vorliegt und die Freiwilligenarbeit somit nicht im Rahmen eines Dienstverhältnisses erfolgt. 
 

Kann das Freiwilligenpauschale grundsätzlich an jede Person, die ehrenamtlich für den Verein tätig wird, ausbezahlt werden oder gibt es Beschränkungen z.B. auf Vereinsmitglieder?

Karin Kovacs, KPMG– Das Freiwilligenpauschale kann grundsätzlich an alle ehrenamtlich Tätigen ausbezahlt werden. Voraussetzung ist – wie bereits erwähnt – dass die Zahlung freiwillig erfolgt und kein Dienstverhältnis vorliegt oder das Freiwilligenpauschale nicht aufgrund von gesetzlichen Verpflichtungen, kollektivvertraglichen Regelung oder sonstigen arbeitsrechtlichen Verpflichtungen ausgezahlt wird. Bei gewählten Funktionär*innen wird nach Ansicht der Finanzverwaltung auch bei regelmäßiger Auszahlung von pauschalen Aufwandsentschädigungen kein Dienstverhältnis vorliegen. Das Freiwilligenpauschale kann grundsätzlich auch an Personen ausbezahlt werden, die in Österreich keinen Wohnsitz haben. In diesem Fall ist jedoch zu klären, ob für den ehrenamtlich Tätigen im Ausland eine Steuerpflicht entsteht. 
Jedoch ACHTUNG: Die Steuerbefreiung des Freiwilligenpauschales führt nicht dazu, dass sonstige Regelungen, wie Arbeitsbewilligungen, Arbeitsschutzbestimmungen etc. nicht einzuhalten sind. Bei einer Beschäftigung von in Österreich nicht wohnhaften Personen bzw. Personen, die in Österreich keine aufrechte Arbeitsbewilligung haben, sollte im Vorfeld die arbeitsrechtlichen Bestimmungen im Detail geprüft werden bzw. mit dem AMS die Beschäftigungsmöglichkeit geklärt werden. 

 

Wie ist ein Einsatztag bei Zahlung eines Freiwilligenpauschales zu verstehen? 

Karin Kovacs, KPMG– Ein Einsatztag ist als Kalendertag definiert. Das heißt, bei einem Einsatz von 22:00 Uhr bis 6:00 Uhr des nächsten Tages, kann das Freiwilligenpauschale für zwei Einsatztage bezahlt werden. Wird eine Person an mehreren Tagen tätig, kann für jeden einzelnen Tag ein Freiwilligenpauschale pro Einsatztag, max. bis EUR 1.000,00 bzw .EUR 3.000,00 (bei Ausbildner*innen) pro Jahr steuerfrei ausbezahlt werden. 
Die Organisation muss Aufzeichnungen über den Einsatztag, die ausgeübte Tätigkeit und die Höhe des ausbezahlten Freiwilligenpauschales führen. Sofern ein Nachweis bzw. Aufzeichnungen nicht geführt werden, kann kein Freiwilligenpauschale ausbezahlt werden. 
 

Welche Dokumentationspflichten müssen Kulturvereine bei dem Freiwilligenpauschale beachten? 

Karin Kovacs, KPMG– Wie bereits erwähnt, muss die Organisation Aufzeichnungen über den Einsatztag, die ausgeübte Tätigkeit und die Höhe der ausbezahlten Freiwilligenpauschalen führen. Der Gesetzgeber bzw. Vereinsrichtlinien führen nicht näher aus, in welcher Art und Weise die Aufzeichnungen zu führen sind. Grundsätzlich gilt für steuerliche Zwecke, dass die Aufzeichnungen zeitnah und vollständig zu führen sind und in einer Form, dass nachträgliche Veränderungen nicht möglich sind. Die Führung eines Fahrtenbuchs im Excel durch Dienstnehmer*innen für das Dienstauto ist z.B. nicht zulässig. 

Unseres Erachtens sollte die Führung einer Excel-Liste möglich sein, wenn die Zahlungsausgänge zeitgleich auch in der Buchhaltung erfasst werden. In der Excel-Liste können dann die zusätzlichen Daten wie Name, Anschrift, Art der Tätigkeit, Höhe des ausbezahlten Freiwilligenpauschales erfasst werden. Zu beachten ist jedoch, sollten die Höchstbeträge überschritten werden, müssen die Daten über Finanzonline an das Finanzamt bis Ende Februar des Folgejahres gemeldet werden. 
Zwecks Dokumentation ist es sicher zu empfehlen, dass der*die ehrenamtlich Tätige den Erhalt des Freiwilligenpauschales bestätigt. 
Die Auszahlung muss nicht laufend erfolgen, sondern kann auch monatsweise oder einmal im Jahr erfolgen. Wesentlich ist nur in diesem Fall, dass die Höhe des ausbezahlten Freiwilligenpauschales mit den Aufzeichnungen übereinstimmt bzw. die einzelnen Einsatztage nachgewiesen werden können.
 

Welche Grenzwerte sind bei dem Freiwilligenpauschale zu beachten? Was ist zu tun, wenn diese Werte überschritten werden? 

Karin Kovacs, KPMG– Eine gemeinnützige Organisation kann z.B. ein kleines Freiwilligenpauschale bis zu EUR 30,00 pro Einsatztag und EUR 1.000,00 pro Jahr steuerfrei an eine Person auszahlen. Wird das Freiwilligenpauschale pro Tag oder pro Jahr überschritten, sind die Beträge an das Finanzamt zu melden. 
Beispiel: eine Person ist an 7 Einsatztagen für einen Verein tätig. Wird der Person in Summe EUR 210,00 ausbezahlt (7 x EUR 30,00) kann der Gesamtbetrag steuerfrei ausbezahlt werden; die Organisation muss nichts melden. Wird hingegen der Person für die 7 Einsatztage ein Freiwilligenpauschale von EUR 500,00 ausbezahlt, ist die Auszahlung an das Finanzamt zu melden, auch wenn der Jahresbetrag von EUR 1.000,00 nicht überschritten wurde. 
Die Grenzwerte beziehen sich im Grunde auf die Person, nicht den Verein. Der Verein hat daher nur die von ihm ausbezahlten Freiwilligenpauschalen zu „überwachen“ und ein Überschreiten gegebenenfalls dem Finanzamt bekannt zu geben. Bezieht eine Person daher z.B. zweimal das kleine FWP von zwei unterschiedlichen Vereinen (2x EUR 3.000), muss diese Person die korrekte steuerliche Behandlung (z.B. Steuererklärung) selbst sicherstellen.
 

Kann ein Verein auch mehr als den Höchstbetrag des täglichen Freiwilligenpauschale auszahlen? Was ist dabei vonseiten des auszahlenden Vereins und der empfangenden Person zu beachten?

Karin Kovacs, KPMG– Zahlt ein Verein mehr als die Höchstbeträge aus, muss die Person die über die Höchstbeträge hinausgehenden Zahlungen versteuern. In diesem Fall wird – vom Einzelfall abhängig – auch eine Prüfung erforderlich sein, ob damit nicht ein Dienstverhältnis begründet wird, insbesondere wenn die Person die kollektivvertraglichen Bezüge für den Einsatztag erhält. 
Bei einer Auszahlung über die Höchstbeträge muss die Organisation die Zahlungen an das Finanzamt einmal im Jahr melden (ähnlich wie die Meldung der Lohnzettel bei Dienstnehmer*innen). 
 

Parallel zur finanziellen Anerkennung für die ehrenamtliche Tätigkeit stellt sich in der Praxis die Frage nach dem Ersatz von Kosten, die Freiwilligen für ihre Tätigkeit zusätzlich anfallen – etwa Reisekosten, Nächtigungs-, Verpflegungskosten und ähnliches. Ist dieser Kostenersatz zusätzlich zum Freiwilligenpauschale möglich?

Karin Kovacs, KPMG– Neben einem steuerfreien Freiwilligenpauschale können keine Spesen oder Kostenersätze gemäß § 26 EStG 1988 steuerfrei ersetzt werden, da grundsätzlich kein Dienstverhältnis vorliegt und § 26 EStG 1988 nur im Rahmen von Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit zu Anwendung kommen kann. Bei den in § 26 EStG 1988 angeführten Kostenersätze handelt es sich um (pauschale) Tag- und Nächtigungsgelder oder Kilometergelder für Dienstreisen. 

Gemäß einer für Sportvereine ergangenen Information kann entweder das Freiwilligenpauschale ausbezahlt oder die tatsächlichen Fahrtkosten (Kilometergeld oder Kosten von Massenbeförderungsmitteln) ersetzt werden. Das Wahlrecht zwischen Freiwilligenpauschale und tatsächlichen Kostenersatz kann täglich ausgeübt werden. Nach Ansicht des BMF bleibt der jeweilige Jahreshöchstbetrag des Freiwilligenpauschales vom Ersatz der tatsächlichen Fahrtkosten unberührt.  

Ob und in welcher Höhe tatsächliche Fahrtkosten von der Organisation übernommen werden können, ist unseres Erachtens derzeit nicht gänzlich geklärt, insbesondere ist eine Klarstellung der Unterscheidung zwischen pauschalen Aufwandsersatz und Auslagenersatz (= für tatsächlich nachgewiesene Kosten) vom BMF noch offen und bedarf einer Klärung. Unseres Erachtens sollte ein Freiwilligenpauschale ausbezahlt werden können, wenn die Organisation selbst die Fahrtkosten (z.B. Bahn- oder Flugticket) oder Hotelkosten direkt übernimmt. 
 

Das heißt nachgefragt: Welche konkreten Möglichkeiten gibt es, anfallende Reise-/Nächtigungskosten, die Freiwilligen für ihre freiwillige Tätigkeit anfallen, zu ersetzen? 

Karin Kovacs, KPMG– Pauschale Aufwandsentschädigungen (Verpflegungspauschale im Sinne von Taggeld) oder pauschale Nächtigungsgelder können – nach aktueller Ansicht des BMF – nicht zeitgleich mit dem Freiwilligenpauschale gewährt werden. Auch pauschale Fahrtersätze sind nicht möglich, wenn das Freiwilligenpauschale gewährt wird. 

Vom Aufwandsersatz ist unseres Erachtens jedoch der Auslagenersatz zu unterscheiden, wonach der ehrenamtlich Tätige auf Rechnung der Organisation Kosten im Voraus übernimmt und von der Organisation ersetzt bekommt. Die vom BMF veröffentlichte Information zu Sportvereinen ist unseres Erachtens diesbezüglich nicht eindeutig und bedarf noch einer Klärung. Gemäß der Information des BMF zu Sportvereinen kann tageweise gewählt werden, ob die tatsächlichen Reisekosten ersetzt oder das Freiwilligenpauschale gewährt werden. 
 

Verpflegung, Goodies und Zugang zu Veranstaltungen – Sachleistungen als Anerkennung: Was ist zu beachten, wenn Freiwillige zusätzlich zu einem Freiwilligenpauschale Sachleistungen erhalten? 

Karin Kovacs, KPMG– Das Freiwilligenpauschale kann auch in Form von Gutscheinen gewährt werden, wenn diese auf einen Geldbetrag lauten. Derzeit bestehen keine Regelung, ob die Verpflegung vor Ort oder Eintrittskarten zur Ausübung der ehrenamtlichen Tätigkeit als Einnahmen zu besteuern sind. Da nur Gutscheine, die auf Geld lauten, als Freiwilligenpauschale anzusehen sind, würde – unseres Erachtens in systematischer Betrachtung – die Verpflegung vor Ort, übliche Geschenke, usw. nicht als Einnahme bzw. Teil des Freiwilligenpauschale anzusehen sein. 
Werden Essens- oder Getränkegutscheine mit einem Nominalwert an ehrenamtlich Tätige gegeben, sollte – bis zu einer finalen Klarstellung durch des BMF – diese den Wert des Freiwilligenpauschales nicht übersteigen. In diesem Fall sollte nicht zusätzlich ein Freiwilligenpauschale bezahlt werden. 

 

Aktuelle Gerichtsverfahren zeigen, dass die Abgrenzung ehrenamtlicher Tätigkeit von einem sozialversicherungs- und lohnsteuerpflichtigen Dienstverhältnis in der Praxis herausfordernd sein kann und von verschiedenen Stellen auch durchwegs unterschiedlich ausgelegt wird. 

Eine entscheidende Frage bei der Abgrenzung ist, ob die Tätigkeit unentgeltlich und freiwillig erfolgt. Welche Rolle kommt in diesem Zusammenhang dem Freiwilligenpauschale zu? Wird das FWP als Entgelt gewertet und könnte sich damit bei der Beurteilung, ob eine Tätigkeit ehrenamtlich erfolgt oder nicht, negativ auswirken? 

Karin Kovacs, KPMG– Der Begriff des sozialversicherungsrechtlichen und lohnsteuerpflichtigen Dienstverhältnisses sind grundsätzlich unterschiedlich auszulegen, wodurch es in der Praxis zu unterschiedlichen Beurteilungen kommen kann. Das Freiwilligenpauschale wurde mit dem Gemeinnützigkeitsreformgesetz 2023 eingeführt. Der Gesetzgeber hat für das Freiwilligenpauschale eine Befreiung von der Einkommensteuer eingeführt. Dies impliziert, dass das Freiwilligenpauschale als Entgelt für eine Leistung anzusehen ist. Dies ergibt sich auch aus den Einkommensteuerrichtlinien, wo klargestellt wird, dass eine Zahlung als Freiwilligenpauschale über die Höchstgrenzen als einkommensteuerpflichtiges Einkommen (Sonstige Leistungen) anzusehen ist. 

Von der Systematik wäre somit das Freiwilligenpauschale ein Einkommensbestandteil, der für einkommensteuerliche Zwecke bis zu den jeweiligen Höchstgrenzen befreit ist. In den Erläuternden Bemerkungen zum Gesetz als auch in den Einkommensteuerrichtlinien wird ausgeführt, dass das Freiwilligenpauschale auch von der Sozialversicherungspflicht befreit sein soll. 

Eine gesetzliche Regelung im ASVG (Anmerkung: wie bei der pauschalen Reiseaufwandsentschädigung bei Sportvereinen) gibt es jedoch dazu nicht. Die Sozialversicherungsträger sind an die Einkommensteuerrichtlinien des BMF grundsätzlich nicht gebunden. Einkommensteuerrichtlinien sind nur ein Auslegungsbehelf des BMF für die Finanzämter. 

Für sozialversicherungsrechtliche Zwecke besteht unseres Erachtens das Risiko, dass das Freiwilligenpauschale als sozialversicherungsrechtliches Entgelt für ein Dienstverhältnis beurteilt werden könnte. Die Beurteilung ist im Einzelfall von der konkreten Ausgestaltung der ehrenamtlichen Tätigkeit abhängig. Sollte für die ehrenamtliche Tätigkeit bisher die pauschalen Aufwandsentschädigungen als sozialversicherungsfrei ausbezahlt worden sein, könnte das Freiwilligenpauschale unter den gleichen Bedingungen (keine Eingliederung in die Organisation, etc.) ebenfalls sozialversicherungsfrei ausbezahlt werden. 

Wir haben bereits im Begutachtungsverfahren zum Gemeinnützigkeitsgesetz empfohlen, eine gesetzliche Regelung im ASVG herbeizuführen. 

Abschließen ist aber zu betonen, dass das FWP in allen anderen Rechtsgebieten, in denen unterschiedliche Rechtsfolgen in Abhängigkeit von z.B. unentgeltlicher Tätigkeit entstehen können (zB § 24 Abs 5 VerG), die Zahlung unseres Erachtens im ersten Schritt als „Entgelt“ verstanden werden könnte bzw. wäre im konkreten Fall zu prüfen, ob Entgeltlichkeit im Sinne des jeweiligen Rechtsgebietes vorliegt.