Vereinsleben & Corona

Mitgliederversammlungen und Sitzungen

Verschiebung von Mitgliederversammlungen 

Die Möglichkeit zur Verschiebung von Mitgliederversammlungen wurde verlängert. Demnach können Mitgliederversammlungen von Vereinen bis 30. Juni 2023 verschoben werden, auch wenn die Statuten frühere Fristen oder Termine vorsehen. Vereine, die ihre Generalversammlung abhalten müssten, können dies also bis Ende Juni 2023 verschieben. 

Wichtig: Das Covid-19 Gesetz sieht vor, dass „eine davor ablaufende Funktionsperiode eines Vereinsorgans sich bis zu dieser Versammlung verlängert, sofern nicht früher dessen Abberufung oder eine Neubestellung erfolgt“. Zwar verlängert sich durch diese Bestimmung die Funktionsperiode quasi automatisch, damit dies in der Praxis jedoch schlagend wird, muss die Verlängerung der Funktionsperiode unbedingt bei der zuständigen Vereinsbehörde mit statutengemäßen Unterschriften beantragt werden. Der exakte Generalversammlungstermin muss dafür noch nicht feststehen. Es reicht, wenn um Verlängerung bis zum 30.06.2023 angesucht wird.

Rechtsgrundlage:
Änderung des 1. COVID-19-Justiz-Begleitgesetzes, des 2. COVID-19-Justiz-Begleitgesetzes und des Gesellschaftsrechtlichen COVID-19-Gesetzes
§ 2 Abs 3a Gesellschaftsrechtliches COVID-19-Gesetz

Virtuelle Vereinsversammlungen 

Alternativ zu einer Verschiebung von Vereinsversammlungen besteht weiterhin die Möglichkeit, Versammlungen bis Ende Juni 2023 ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer*innen durchzuführen und Beschlüsse auf andere Weise als in physischer Versammlung zu fassen – auch wenn die Statuten dies nicht vorsehen. Das heißt konkret: virtuelle Versammlung oder schriftliche Beschlussfassungen. 

Dies ist vor allem relevant, wenn etwa die Generalversammlung verschoben werden soll und die Statuten vorsehen, dass hierfür ein Beschluss des Leistungsorgans erforderlich ist. Kann sich dieses aufgrund der COVID-Situation nicht physisch treffen um den Beschluss zu fassen, so kann dies in einer virtuellen Sitzung oder schriftlich beschlossen werden, auch wenn die Statuten diese Möglichkeit nicht vorsehen. 
 

Damit virtuelle Versammlungen zulässig sind, ist folgendes zu beachten: 

• Virtuelle Versammlungen sind grundsätzlich als Videokonferenz durchzuführen, bei der sich alle Teilnehmer*innen zu Wort melden und an Abstimmungen teilnehmen können. 
• Da es vorkommen kann, dass manche Teilnehmer*innen nicht über die Voraussetzungen für die Teilnahme an einer Videokonferenz verfügen (z.B. schlechtes Internet oder die erforderlichen technischen Hilfsmittel fehlen) bzw. diese nicht verwenden oder wollen, reicht es aus, wenn diese Personen rein akustisch (z.B. via Telefon) teilnehmen. Jedoch darf maximal die Hälfte der Teilnehmer*innen nur akustisch an virtuellen Versammlungen teilnehmen. Auch bloß akustisch Zugeschaltene gelten aber in jeder Hinsicht als Teilnehmende, daher sind sie z.B. auch bei der Feststellung eines allfälligen Präsenzquorums mitzuzählen. 
   
• Die in den Statuten definierten Voraussetzungen zur Einberufung von Sitzungen/ Versammlungen gelten auch für virtuelle Versammlungen weiterhin, das heißt: 
• Die Entscheidung über Einberufung der virtuellen Sitzung/ Versammlung und (NEU) welche Technologie dabei verwendet wird, obliegt jenem Organ, das in den Statuten dafür vorgesehen ist, in der Regel wird dies der Vorstand / das Leitungsorgan sein. 
• Die in den Statuten definierten Fristenläufe (z.B. bis wann spätestens eine Einladung zur Mitgliederversammlung zu erfolgen hat) gelten weiterhin.
• Dies gilt auch für weitere in den Statuten vorgesehen Bestimmungen, etwa  Fristen zur Bekanntgabe der Tagesordnung, etc..
• Zusätzlich muss die Einladung Informationen darüber enthalten, welche organisatorischen (z.B. vorherige Anmeldung) und technischen Voraussetzungen (z.B. notwendige technische Ausstattung) für die Teilnahme an der virtuellen Versammlung bestehen. 
   
• Virtuellen Versammlungen sind grundsätzlich analog zu Versammlungen im „Realraum“ durchzuführen, mit folgenden Zusatzbestimmungen: 

• Bestehen Zweifel an der Identität von Teilnehmer*innen (z.B. bei der erstmaligen Teilnahme einer bislang unbekannten Person), sind geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die Identität zu überprüfen (z.B. durch die Bitte, einen Lichtbildausweis vor die Kamera zu halten). 

• Bezüglich technischen Problemen (z.B. Verbindungsproblem) ist klargestellt, dass der Verein grundsätzlich nur für die eigene „technische Sphäre“ verantwortlich ist, das betrifft nicht nur möglichst Schadenersatzansprüch einzelner Mitglieder sondern auch das gültige Zustandekommen von Beschlüssen. Bei einer überschaubaren Teilnehmer*innen-Zahl sind Verein jedoch angehalten, erkennbare Verbindungsproblemen auch bloß einzelner Teilnehmender zum Anlass zu nehmen, die virtuelle Versammlung zu unterbrechen um diesen Teilnehmenden einen neuerlichen Verbindungsaufbau zu ermöglichen. 
   

Für Sitzungen mit nur einigen Teilnehmer*innen wie z.B. Vorstandssitzungen sollten virtuelle Versammlungen kein Problem darstellen, für Generalversammlungen mit vielen Mitgliedern sollte vorausgesetzt sein, dass wirklich allen Mitgliedern ein online-Zugang und somit die Teilnahme möglich ist, um eventuelle Anfechtungen ausschließen zu können! Hilfreich dabei könnten Stimmübertragungen sein, wenn diese laut Statuten möglich sind.
 

Da dies jedoch nicht immer möglich ist, wurden zusätzlich Sonderbestimmungen erlassen, die für virtuelle Generalversammlungen von Vereinen und Vereinsversammlungen, an denen mehr als 30 Personen teilnahmeberechtigt sind, gelten: 

• Bei virtuell durchgeführten Generalversammlungen von Vereinen, müssen die Mitglieder dem Verlauf der Versammlung folgen können. Um Wortmeldungen abzugeben und an der Abstimmung teilzunehmen können jedoch Sonderregelungen beschlossen werden:
• Für die Abgabe von Wortmeldungen (Fragen und Beschlussanträge) können während der Versammlung zeitliche Beschränkungen festgelegt werden. 
• Für Abstimmungen bzw. Beschlussfassungen, die gemäß Statuten durch die Generalversammlung zu erfolgen müssen, kann – wenn dies virtuell nicht möglich oder zweckmäßig ist – der Vorstand beschließen, dass dies schriftlich erfolgt, auch wenn dies in den Statuten nicht vorgesehen ist: 
  • Im Fall schriftliche geplanter Abstimmungen gelten dieselben Vorschriften wie für die Einladung zur Generalversammlung (z.B. fristgerechte Bekanntgabe, dass eine schriftliche Abstimmung geplant ist). 
  • Im Fall schriftlicher Beschlussanträge sind diese allen Mitgliedern bekannt zu machen. Die Mitglieder müssen die Gelegenheit haben, binnen 72 Stunden vor der Abstimmung dazu schriftlich Stellung zu nehmen und Fragen zu stellen. Die Fragen sind unverzüglich zu beantworten und zusammen mit den Antworten in gleicher Weise bekannt zu machen wie die schriftliche Abstimmung. 
• Für die Abstimmung selbst sind zwei Optionen möglich: 
  • Der Abstimmungstext ist den Mitgliedern zusammen mit einen Stimmzettel zur Verfügung zu stellen, den sie ausgefüllt mit ihrem Namen und dem Abstimmungswunsch spätestens am Tag der Abstimmung zur Post geben oder im Briefkasten des Vereins abgeben können, um wirksam von ihrem Stimmrecht Gebrauch zu machen.
  • Abstimmungen können in elektronischer Form erfolgen, sofern die Identität der Mitglieder zweifelsfrei festgestellt werden kann.

Eine zusätzliche Herausforderung stellen weiterhin geheime Abstimmungen und Wahlen dar – sofern in den Statuten vorgesehen – die für virtuelle Sitzungen zwar  technisch umsetzbar sind, sich jedoch eher aufwändig gestalten. Hilfestellungen dazu bietet die Kanzlei h-i-p. 

Dieses Gesetz ist bis 30.06.2023 in Kraft, sollte es darüber hinaus für den Verein praktikabel sein Sitzungen und Versammlungen virtuell abzuhalten, braucht es dazu eine Bestimmung in den Vereinsstatuten.

 

Rechnungsprüfung

Die Regelung für virtuelle Sitzungen gilt für alle Organe des Vereines, somit kann auch die Rechnungsprüfung virtuell stattfinden! Die Unterlagen dazu müssen aber den jeweiligen Rechnungsprüfer*innen zur Durchsicht vorgelegt werden. Danach kann die gemeinsame Analyse in einer virtuellen Treffen vorgenommen werden. Der Rechnungsprüfungsbericht sollte schriftlich verfasst, dem Vorstand mitgeteilt und dann aber auch in der gegebenenfalls auch virtuellen Generalversammlung mündlich vorgetragen werden (VerG §21 Abs. 4).

Termine und Fristen

Nachdem im Covid-19-Gesetz auch eine Unterbrechung von Verfahren und Fristen festgelegt wurde (die Zeit vom 22.3.2020 bis zum 30.4.2020 wird nicht eingerechnet), betrifft das auch bestimmte Fristen die das Vereinsgesetz (VerG) vorsieht: 

• die einjährige Frist in der ein Vereinsbeschluss durch eine gerichtliche Klage angefochten werden kann wird für die Zeit von 22.3. bis 30.4.2020 gehemmt.
• die Frist für die Bereitstellung und Vorlage der Jahresabschluss-Unterlagen (lt. VerG innerhalb von 5 Monaten nach Ende des Rechnungsjahres) darf um höchstens 4 Monate überschritten werden.
• Termine für Versammlungen, die in den Statuten für einen bestimmten Zeitpunkt festgelegt sind (zb. wenn die Generalversammlung in der 1. Jahreshälfte stattfinden soll) 
• die Frist für die Bestellung der ersten organschaftlichen Vertreter*innen innerhalb eines Jahres ab seiner Entstehung. Sollte sich die Wahl durch die aktuelle Krise verzögern, kann ein entsprechender Antrag auf Fristverlängerung (Begründung: Covid-19 Maßnahmen) an die Vereinsbehörde gestellt werden.

Für folgende Fristen gelten diese Regelungen allerdings NICHT: 

Fristen aus dem Vereinsgesetz:

• Informationspflicht der Organschaftlichen Vertreter*innen gegenüber den Mitgliedern durch begründetes Verlangen (binnen 4 Wochen)
• Meldungspflichen der organschaftlichen Vertreter*innen oder Rechnungsprüfer*innen oder Abwickler*innen an die Vereinsbehörde (Änderung der Statuten/ der organschaftlichen Vertreter*innen/ der Vereinsanschrift binnen 4 Wochen, freiwillige Auflösung binnen 4 Wochen, Beendigung der Abwicklung unverzüglich)
   

Vereinsinterne Fristen, die in den jeweiligen Statuten festgelegt sind:

• Einladungsfristen für die Vorstandssitzungen, Generalversammlung, außerordentliche Generalversammlung, Übermittlung der Tagesordnungspunkte etc.
• Funktonsperioden von Vereinsorganen

Rechtsgrundlagen 

Gesellschaftsrechtliches COVID-19-Gesetz (COVID-19-GesG)
Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Verordnung (COVID-19-GesV)
Erlass zur Gesellschaftsrechtlichen COVID-19-Verordnung (Download PDF, 724 KB)

Änderung des 1. COVID-19-Justiz-Begleitgesetzes, des 2. COVID-19-Justiz-Begleitgesetzes und des Gesellschaftsrechtlichen COVID-19-Gesetzes

Bei Fragen und Unklarheiten stehen wir euch gerne beratend zur Seite. Ihr erreicht uns per E-Mail unter @email sowie telefonisch per Rückruf unter 01 / 503 71 20.