Leitlinien für einen verantwortungsvollen KI-Einsatz in Kulturvereinen

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KI-Tools werden in vielen Kulturorganisationen bereits genutzt: für Texte, Recherchen, Zusammenfassungen, Öffentlichkeitsarbeit, Projektberichte oder interne Organisation. Oft passiert das zuerst informell. Einzelne Personen probieren Tools aus, andere bleiben unsicher, gemeinsame Regeln fehlen.

KI-Leitlinien schaffen hier Orientierung. Sie klären, welche Tools genutzt werden, welche Daten geschützt bleiben müssen, wer Ergebnisse prüft und wie KI-Nutzung transparent gemacht wird. Für gemeinnützige Kulturorganisationen geht es dabei nicht um große Regelwerke, sondern um wenige klare Vereinbarungen, die im Alltag funktionieren.

Die in der Einheit vorgestellten Leitlinien verstehen sich als Baukasten. Nicht jede Organisation braucht dieselben Regeln. Entscheidend ist, dass die ausgewählten Punkte zur eigenen Struktur, Arbeitsweise und Verantwortung passen.

 

Warum das Thema für Kulturorganisationen relevant ist


In kleinen Kulturorganisationen liegen Öffentlichkeitsarbeit, Förderwesen, Programmplanung, Verwaltung und Kommunikation oft bei wenigen Personen. Wenn KI-Tools ohne gemeinsame Abstimmung genutzt werden, entstehen schnell Unsicherheiten: Welche Inhalte dürfen hochgeladen werden? Sind personenbezogene Daten betroffen? Wer prüft KI-Ergebnisse? Wann braucht es Transparenz nach außen?

Interne Leitlinien helfen, solche Fragen gemeinsam zu klären. Sie reduzieren Risiken, schaffen Orientierung im Team und machen nachvollziehbar, wie die Organisation mit KI arbeitet. Das ist auch gegenüber Publikum, Kooperationspartnerinnen und Fördergeberinnen relevant.

Wichtig ist: Ein Leitliniendokument allein schafft noch keine Sicherheit. Es muss im Team besprochen, verstanden und im Alltag angewendet werden.
 

„Leitlinien sind wichtig, aber wenn die nicht geschult und vereinbart sind, wirken sie nicht so, wie sie wirken sollten.“


Für die konkrete Umsetzung wird auf die erläuterten KI-Leitlinien der IG Kultur für Kulturvereine verwiesen

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Basiswissen


Für die praktische Arbeit mit KI reicht zunächst ein Grundverständnis zentraler Fragen. Die folgenden Hinweise ersetzen keine rechtliche Beratung, helfen aber bei der Entwicklung interner Regeln.
 

Verantwortung bleibt bei der Organisation.

KI-Ergebnisse müssen geprüft werden. Fehler, Verzerrungen oder unpassende Formulierungen können nicht an ein Tool ausgelagert werden.
 

Transparenz wird wichtiger.

Bei bestimmten KI-generierten oder KI-manipulierten Inhalten können Kennzeichnungspflichten relevant sein, etwa bei Bildern, Audio, Video, Chatbots oder nicht wesentlich überarbeiteten Texten. Für Kulturorganisationen ist eine transparente Praxis auch dort sinnvoll, wo rechtliche Details noch offen oder auslegungsbedürftig sind.

KI-Kompetenz ist notwendig.

Personen, die KI im Auftrag der Organisation nutzen, sollten die wichtigsten Grundlagen kennen: Was kann das Tool? Wo liegen Grenzen? Welche Daten dürfen verwendet werden? Welche internen Regeln gelten?
 

Datenschutz muss vor der Nutzung geklärt werden.

In frei zugängliche oder ungeprüfte Cloud-Tools sollten keine personenbezogenen, sensiblen oder vertraulichen Daten eingegeben werden. Wo solche Daten verarbeitet werden sollen, braucht es besondere Vorsicht, Anonymisierung, geprüfte Anbieter oder lokale Lösungen.

 

 

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Miniworkshop

In fünf Schritten zu eigenen KI-Leitlinien

Dieser Baustein wurde aus den Inhalten der Einheit abgeleitet und für die Online-Dokumentation weiterentwickelt. Er eignet sich für eine Teamsitzung oder Klausur. Ziel ist kein perfektes Regelwerk, sondern ein erster arbeitsfähiger Rahmen.
 

Schritt 1: Zwecke klären

Das Team sammelt, wofür KI bereits genutzt wird oder künftig sinnvoll sein könnte. Typische Bereiche sind Öffentlichkeitsarbeit, Projektberichte, Förderanträge, Recherche, Veranstaltungsorganisation oder interne Dokumentation.

Leitfrage:

Welche Aufgaben können durch KI unterstützt werden, ohne Verantwortung, Qualität oder Datenschutz zu gefährden?

Mögliche Kategorien:

  • Textentwürfe und redaktionelle Überarbeitung
  • Recherche und Zusammenfassungen
  • Förderanträge und Projektberichte
  • Bild- oder Videobearbeitung
  • Transkription und Protokolle
  • interne Organisation
  • Dokumentenauswertung
  • Kommunikation mit Publikum, Mitgliedern oder Partner*innen


Schritt 2: Grenzen festlegen

Danach wird definiert, wofür KI nicht eingesetzt wird. Diese No-Gos sind besonders wichtig, weil sie Sicherheit schaffen.

Mögliche No-Gos:

  • keine Eingabe sensibler personenbezogener Daten in ungeprüfte Tools
  • keine automatisierten Entscheidungen über Personen
  • keine Veröffentlichung ungeprüfter KI-Texte
  • keine KI-generierten Bilder von realen Personen ohne Klärung von Rechten und Einwilligungen
  • keine Nutzung von KI als Ersatz für Beratung, Rechtsauskunft oder politische Positionierung
  • keine Verarbeitung vertraulicher Finanz-, Personal- oder Vereinsdaten ohne klare Grundlage
  • keine Veröffentlichung von KI-generierten Inhalten, die als dokumentarische Abbildung realer Ereignisse missverstanden werden könnten


Beispielprompt für die interne Vorbereitung:

Hilf uns, mögliche No-Gos für den KI-Einsatz in einem gemeinnützigen Kulturverein zu formulieren.

Unsere typischen Arbeitsbereiche sind:
[Arbeitsbereiche einfügen]

Bitte erstelle eine Liste möglicher No-Gos zu:
- personenbezogenen Daten
- vertraulichen Vereinsinformationen
- Veröffentlichungen
- Bildern, Audio und Video
- Förderanträgen und Berichten
- Verantwortung und Freigabe

Wichtig:
Formuliere vorsichtig und praxistauglich. Ersetze keine Rechtsberatung. Markiere Punkte, die rechtlich oder organisatorisch geprüft werden sollten.


Schritt 3: Zuständigkeiten bestimmen

Es sollte klar sein, wer neue Tools prüft, wer Lizenzen verwaltet, wer die Tool-Liste aktualisiert und an wen sich Teammitglieder bei Unsicherheiten wenden können.

In kleinen Vereinen kann diese Aufgabe bei einer Person oder beim Vorstand liegen. Wichtig ist, dass die Zuständigkeit benannt ist.

Mögliche Zuständigkeiten:

  • Tool-Prüfung und Freigabe
  • Pflege der Tool-Liste
  • Datenschutz- und Risikocheck
  • Einschulung neuer Mitarbeiter*innen oder Ehrenamtlicher
  • Freigabe veröffentlichter KI-gestützter Inhalte
  • Aktualisierung der Leitlinien


Schritt 4: Transparenzregeln vereinbaren

Das Team legt fest, wann KI-Nutzung gekennzeichnet wird. Eine einfache interne Regel kann lauten: Wenn KI wesentlich zur Erstellung eines öffentlichen Inhalts beigetragen hat, wird dies transparent gemacht.

Mögliche Formulierungen:

  • „Bild mit Unterstützung von KI erstellt.“
  • „Textentwurf mit KI-Unterstützung, redaktionell überarbeitet.“
  • „Transkript KI-unterstützt erstellt und redaktionell geprüft.“
  • „Dieses Informationsangebot nutzt einen KI-gestützten Chatbot.“

Die konkrete Formulierung sollte zur Organisation, zum Medium und zum jeweiligen Inhalt passen. Rechtliche Anforderungen können sich ändern und hängen vom Einzelfall ab.

Stand: Juni 2026. Die EU-KI-Verordnung sieht für bestimmte KI-Anwendungen Transparenz-, Informations- und Kennzeichnungspflichten vor. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.


Schritt 5: Leitlinien beschließen und einschulen

Die ausgewählten Regeln werden schriftlich festgehalten, im Team besprochen und regelmäßig überprüft. Neue Mitarbeiterinnen, freie Mitarbeiterinnen oder Ehrenamtliche sollten eine kurze Einführung erhalten, wenn sie KI im Auftrag der Organisation nutzen.

Eine einfache Dokumentation reicht oft aus:

  • Datum der Besprechung

  • teilnehmende Personen

  • besprochene Tools

  • zentrale Regeln

  • Zuständigkeiten

  • offene Fragen

  • Termin für Überprüfung oder Aktualisierung


Die erläuterten KI-Leitlinien der IG Kultur können genutzt werden, um diese Regeln zu ergänzen, anzupassen und in eine Form zu bringen. 

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! Praxischeck: Neue KI-Tools prüfen


Dieser Check hilft, einzelne Tools zu prüfen, bevor sie offiziell in der Organisation genutzt werden.
 

✓ ZWECK: Wofür wird das Tool konkret gebraucht?
✓ DATEN: Welche Informationen werden eingegeben? Sind personenbezogene, sensible oder vertrauliche Daten betroffen?  
✓ ANBIETER: Gibt es nachvollziehbare Informationen zu Datenschutz, Datenverarbeitung und Speicherung?
✓ ALTERNATIVE: Gibt es eine datensparsamere, europäische oder lokal gehostete Alternative?
✓ KOSTEN: Entstehen laufende Kosten? Gibt es Team-Lizenzen oder Konditionen für gemeinnützige Organisationen?
✓ ZUGRIFF: Wer erhält Zugang? Werden private Einzelaccounts genutzt oder gemeinsame Organisationszugänge?
✓ KONTROLLE: Wer prüft die Ergebnisse, bevor sie weiterverwendet oder veröffentlicht werden?
 

Der Check muss nicht kompliziert sein. Entscheidend ist, dass die Organisation bewusst entscheidet und die Entscheidung nachvollziehbar dokumentiert.
 

Beispielvorlage:

Tool:
[Name]

Geplanter Zweck:
[Wofür soll das Tool genutzt werden?]

Datenarten:
[Welche Daten werden eingegeben oder hochgeladen?]

Risiko-Einschätzung:
[öffentlich / intern / vertraulich / personenbezogen / sensibel]

Anbieter und Verarbeitung:
[Was ist zu Datenschutz, Speicherung und Trainingsnutzung bekannt?]

Zugang:
[Wer nutzt das Tool? Einzelaccount, Teamaccount, Organisationszugang?]

Kosten:
[Kostenlos / kostenpflichtig / Teamlizenz / noch zu prüfen]

Freigabestatus:
[freigegeben / nur testweise / nicht für sensible Daten / nicht freigegeben]

Zuständige Person:
[Name oder Rolle]

Nächste Prüfung:
[Datum]

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Praxisbaustein

Eine einfache Tool-Liste führen

Eine Tool-Liste hilft, den Überblick über KI-Anwendungen in der Organisation zu behalten. Sie kann als Tabelle, gemeinsames Dokument oder Wiki geführt werden.

Sinnvolle Angaben sind:

  • Tool
  • Anbieter
  • Zweck
  • verwendete Datenarten
  • Zugang oder Lizenz
  • zuständige Person
  • Freigabestatus
  • Hinweise zu Datenschutz oder Risiken
  • Datum der letzten Prüfung

Für kleine Kulturvereine reicht eine einfache Tabelle. Sie zeigt, welche Tools im Einsatz sind, welche Zwecke damit verbunden sind und wo besondere Vorsicht nötig ist.

Beispielstruktur:

Tool | Zweck | Datenarten | Zugang | Freigabe | Zuständigkeit | letzte Prüfung | Hinweise

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Grenzen, Risiken und offene Punkte


KI kann Arbeitsprozesse unterstützen, löst aber keine strukturellen Probleme. Gerade in Kulturorganisationen mit knappen Ressourcen darf KI nicht als Ersatz für angemessene Finanzierung, Personal oder faire Arbeitsbedingungen verstanden werden.

Wichtige Risiken bleiben: KI kann falsche Informationen überzeugend formulieren, Vorurteile reproduzieren oder unpassende Ergebnisse liefern. Nicht alle Tools sind für personenbezogene oder vertrauliche Daten geeignet. Bei KI-generierten Texten, Bildern oder Designs können außerdem urheberrechtliche und kennzeichnungsbezogene Fragen entstehen.

Die rechtliche Entwicklung wird weiter konkretisiert. Interne Leitlinien sollten deshalb regelmäßig überprüft und angepasst werden.

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FAQs
 

Braucht unser Kulturverein eigene KI-Leitlinien?

Wenn KI im Arbeitsalltag genutzt wird, sind interne Leitlinien sinnvoll. Sie helfen, Datenschutz, Zuständigkeiten, Qualitätssicherung und Transparenz zu klären. Es geht nicht um ein großes Regelwerk, sondern um gemeinsame Orientierung.

Müssen Vereinsstatuten geändert werden, wenn KI-Tools genutzt werden?

In der Regel nicht, solange KI nur als Arbeitswerkzeug eingesetzt wird, etwa für Texte, Recherche oder interne Organisation. Eine Statutenänderung wäre nur dann zu prüfen, wenn KI-Nutzung oder KI-Entwicklung selbst zu einem zentralen Vereinszweck wird.

Dürfen personenbezogene Daten in KI-Tools eingegeben werden?

In öffentliche oder ungeprüfte Cloud-Tools sollten keine personenbezogenen, sensiblen oder vertraulichen Daten eingegeben werden. Wenn solche Informationen für eine Aufgabe relevant sind, sollten sie vorher anonymisiert werden. Bei besonders sensiblen Daten sind lokale Lösungen oder spezialisierte Anbieter zu prüfen.

Müssen Teammitglieder im Umgang mit KI geschult werden?

Organisationen, die KI einsetzen, sollten dafür sorgen, dass beteiligte Personen die wichtigsten Grundlagen, Risiken und internen Regeln kennen. Das kann durch externe Schulungen, interne Einführungen oder dokumentierte Teambesprechungen erfolgen.

Müssen KI-generierte Inhalte gekennzeichnet werden?

Bei bestimmten KI-generierten oder KI-manipulierten Inhalten können Transparenzpflichten relevant sein. Besonders wichtig ist das bei Bildern, Audio, Video, Chatbots und Texten, die ohne wesentliche menschliche Bearbeitung veröffentlicht werden. Für Kulturorganisationen empfiehlt sich eine transparente Praxis auch dort, wo rechtliche Details noch präzisiert werden.

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Genannte Tools und Ressourcen aus der Einheit


Die folgende Liste dokumentiert Tools und Ressourcen, die in der Einheit genannt wurden. Sie ist keine allgemeine Empfehlungsliste. Ob ein Tool für die eigene Organisation geeignet ist, sollte anhand von Zweck, Datenschutz, Kosten, Zugänglichkeit und internen Leitlinien geprüft werden.
 

Zentrale Ressource

IG Kultur: KI-Leitlinien für Kulturvereine
https://igkultur.at/ki-leitlinien-fuer-kulturvereine
Zentrale Ressource für die organisatorische Umsetzung. Die erläuterten KI-Leitlinien der IG Kultur bieten einen Rahmen, um Regeln für KI-Nutzung, Verantwortung, Datenschutz und Transparenz in Kulturvereinen zu entwickeln.

 

In der Einheit genannte KI-Tools und Verzeichnisse

Mistral Vibe, vormals Le Chat
https://chat.mistral.ai/
https://mistral.ai/products/vibe/
In der Einheit als europäischer Anbieter für Textarbeit, Zusammenfassungen und KI-Agenten genannt. Zum Zeitpunkt der Einheit wurde das Tool als Le Chat geführt; inzwischen wird es als Mistral Vibe bezeichnet.

AI Atlas
https://www.aiatlas.eu/
Genannt als Verzeichnis europäischer KI-Lösungen und Ressource, um Anbieter und Anwendungen mit europäischem Bezug zu recherchieren.

Localmind
https://www.localmind.ai/
Österreichischer Anbieter für lokal gehostete KI-Lösungen. In der Einheit im Zusammenhang mit Datensouveränität und regionaler Infrastruktur genannt.

LM Studio
https://lmstudio.ai/
Tool zum lokalen Betrieb von Sprachmodellen auf dem eigenen Rechner. Vor allem für Organisationen mit technischer Kompetenz oder spezifischem Bedarf an lokaler Datenverarbeitung relevant.

 

ChatGPT / OpenAI Business
https://chatgpt.com/business
In der Einheit im Zusammenhang mit Team-Lizenzen, gemeinsamen Arbeitsbereichen und organisierter Nutzung genannt. Konditionen für gemeinnützige Organisationen sollten vor Abschluss direkt beim Anbieter geprüft werden.

NotebookLM
https://notebooklm.google/
Genannt als Werkzeug zur Arbeit mit umfangreichen Materialien, etwa für Auswertung, Zusammenfassung und interne Wissensverwaltung.

Perplexity
https://www.perplexity.ai/
Genannt als KI-gestütztes Recherchetool mit Quellenbelegen. Ergebnisse sollten wie bei jeder Recherche kritisch geprüft werden.

 

Weitere in der Einheit erwähnte Anwendungen

Zoom AI Companion
https://www.zoom.com/en/products/ai-assistant/
In der Einheit als KI-Funktion im Kontext von Online-Meetings genannt.

Adobe Acrobat AI Assistant
https://www.adobe.com/acrobat/generative-ai-pdf.html
Genannt als KI-Funktion zur Arbeit mit PDF-Dokumenten.

Microsoft Copilot
https://www.microsoft.com/microsoft-copilot
In der Einheit als KI-Lösung innerhalb der Microsoft-Arbeitsumgebung genannt.

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Hinweis: Diese Seite dokumentiert das Webinar #11 „Leitlinien für einen verantwortungsvollen KI-Einsatz in Kulturvereinen“ mit DI Ronald Hechenberger, MBA vom 20.11.2025. Die Inhalte wurden KI-gestützt aufbereitet, geben zentrale Impulse der Einheit wieder und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Genannte Tools und Ressourcen sind keine Empfehlungsliste und sollten vor Nutzung aktuell geprüft werden. Rechtliche Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung.