Schritt für Schritt erklärt: Schnellere und bessere Förderanträge mit KI

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AUSGANGSLAGE 


Dieser Demo-Workshop im Rahmen von KICK_ KI Community Kultur zeigt exemplarisch, wie KI genutzt werden kann, um aus einer ersten Kulturprojektidee einen strukturierten Arbeitsstand für eine Fördereinreichung zu entwickeln. Es entsteht kein fertiger Antrag. 

Ziel ist ein nachvollziehbarer Prozess:

  1. Projektidee eingeben
  2. Rohmaterial strukturieren
  3. erste Projektbeschreibung formulieren
  4. Förderlogik prüfen
  5. fachkundigen Außenblick einholen
  6. kritische Perspektive einnehmen
  7. exemplarisch Formularfragen beantworten
  8. offene Punkte für die weitere Bearbeitung sammeln
     

KI-Logiken statt Tool-Fokus

Es geht nicht darum, einzelne Produkte zu bewerben. Entscheidend ist, welche Arbeitslogik für welchen Schritt sinnvoll ist.

LLM / Chatmodell

Geeignet für Textarbeit, Strukturierung, Perspektivwechsel und Überarbeitung.

Worauf achten: kann glätten, ergänzen oder zu sicher formulieren; klare Prompts sind nötig.

Dokumentenbasierte KI

Geeignet für die Arbeit mit Förderdokumenten, Formularen, FAQs und Leitlinien.

Worauf achten: Quellen prüfen und nur mit passenden Dokumenten arbeiten.

Spracheingabe / Transkription

Geeignet für Rohmaterial aus Gesprächen, Interviews oder Meetings.

Worauf achten: Zustimmung, Datenschutz und sensible Informationen beachten.

Im Workshop wurden exemplarisch ChatGPT als LLM und NotebookLM als dokumentenbasierte KI verwendet.

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Spracheingabe und Datenschutz

Spracheingabe kann hilfreich sein, weil Projektentwicklung oft im Gespräch passiert. Gesprochene Ideen können schnell transkribiert und anschließend strukturiert werden.

Wichtig:

  • Aufnahmen nur mit Zustimmung aller Beteiligten.
  • Vorab klären, dass das Gespräch für KI-gestützte Weiterarbeit genutzt wird.
  • Persönliche, sensible oder vertrauliche Informationen nicht einsprechen.
  • Bei heiklen Punkten Mikrofon ausschalten oder entsprechende Stellen vor der Weiterverarbeitung löschen.
  • KI-Ausgaben nie ungeprüft übernehmen.


 

Basiswissen 

Was ist ein Prompt?


Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag an die KI. Gute Prompts enthalten meist:

  • das Ziel des Schritts
  • das Material, mit dem gearbeitet werden soll
  • das gewünschte Ausgabeformat
  • klare Grenzen: nichts erfinden, offene Punkte markieren, kurz bleiben

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workshop

Von der Projektidee zum Förderantrag


Der Workshop zeigt einen schrittweisen Ablauf: Eine erste Idee wird eingegeben, geprüft, strukturiert, in eine Projektskizze überführt, mit Förderlogik abgeglichen und aus mehreren Perspektiven weiterbearbeitet.


Schritt 1: Projektidee eingeben

Zu Beginn wird die Projektidee frei erzählt. Die W-Fragen dienen nur als Orientierung, nicht als starres Formular.

· Wer?
· Was?
· Warum?
· Für wen?
· Mit wem?
· Wann?
· Wo?
· Wie?
· Was soll sich dadurch verändern?
· Was ist noch unklar?

Prompt: Rohmaterial anhand der W-Fragen prüfen

Prüfe diese Projektidee anhand der W-Fragen:
Wer? Was? Warum? Für wen? Mit wem? Wann? Wo? Wie?
Was soll sich dadurch verändern? Was ist noch unklar?

Arbeite nicht am Stil und formuliere noch keine Projektskizze.

Gib eine knappe Übersicht:
- ausreichend beantwortet
- teilweise beantwortet
- fehlt / unklar

Pro Kategorie maximal drei Punkte.

Am Ende maximal drei wichtigste Rückfragen.
Erfinde nichts.

Dieser Schritt verhindert, dass aus einem noch unsortierten Gespräch zu schnell ein scheinbar fertiger Antragstext wird. Zuerst wird geprüft, welche Informationen bereits vorhanden sind und welche fehlen.


Schritt 2: Struktur aus dem Interview herstellen

Aus dem gesprochenen Rohmaterial entsteht eine Arbeitsgrundlage. Noch kein Fließtext, sondern eine geordnete Übersicht.

Prompt: Struktur herstellen

Strukturiere die folgende Projektidee in eine knappe Arbeitsgrundlage.

Abschnitte:
- Ausgangslage / Anlass
- Projektidee
- Zielgruppen / Öffentlichkeiten
- Beteiligte / Kooperationen
- Maßnahmen / Formate
- Angestrebte Wirkung
- Offene Fragen

Bleibe nah am gesprochenen Material.
Ergänze nichts. Bewerte nicht.
Markiere Unklarheiten als „offen“.

Die Struktur macht sichtbar:

  • Was ist bereits verwertbar?
  • Welche Projektlogik zeichnet sich ab?
  • Wo gibt es Lücken?
  • Welche Begriffe müssen später geklärt werden?

Wichtig: Offene Punkte sind kein Fehler. Sie zeigen, wo die Organisation weiterarbeiten sollte.


Schritt 3: Erste Projektbeschreibung formulieren

Nun wird aus der Struktur erstmals ein Fließtext. Dieser Text ist eine Arbeitsfassung, keine finale Einreichfassung.

Prompt: Projektbeschreibung erstellen

Aus der geplanten Projektidee soll nun ein konkretes Vorhaben für eine Fördereinreichung beschrieben werden.

Formuliere eine Projektbeschreibung mit maximal 1.500 Zeichen inklusive Leerzeichen.

Schreibe im Präsens, sachlich und aktiv. Beschreibe das Vorhaben so, als würde es zur Einreichung vorgestellt: Wer setzt was, wann, wo, mit wem, für wen und warum um? Welche Wirkung wird angestrebt?

Nutze nur Informationen aus der strukturierten Arbeitsgrundlage.
Ergänze nichts, was nicht genannt wurde. Stelle offene Punkte nicht als geklärt dar.

Vermeide allgemeine Begriffe, wenn sie nicht konkret erklärt sind.

Führe am Ende die tatsächliche Zeichenanzahl inklusive Leerzeichen an.


Prompt: Projektbeschreibung nachschärfen

Überarbeite die Projektskizze auf Basis folgender Rückmeldungen:
[xxx]

Erstelle eine überarbeitete Projektskizze mit maximal 1.500 Zeichen inklusive Leerzeichen.

Formuliere im Präsens, sachlich und aktiv.
Mache den Text konkreter, ohne neue Inhalte zu erfinden.

Nutze nur vorhandene Informationen und die Rückmeldungen.
Stelle offene Punkte nicht als geklärt dar.

Gib danach getrennt eine Liste mit offenen Punkten für die spätere Weiterverarbeitung aus.

Führe am Ende die tatsächliche Zeichenanzahl der Projektskizze inklusive Leerzeichen an.


Schritt 4: Förderlogik prüfen

Nach der ersten Projektskizze wird geprüft, ob das Vorhaben zur Förderschiene passt. Dafür eignet sich dokumentenbasierte KI, weil hier mit konkreten Quellen gearbeitet wird.

Mögliche Quellen:

  • Webseite der Förderausschreibung
  • Formularvorschau / Antragsformular
  • Arbeitsnotiz zu Fristen, Förderlogik und Kontextwissen, zum Beispiel aus der Förderberatung der IG Kultur
  • aktuelle Projektskizze

NotebookLM oder vergleichbare dokumentenbasierte KI ersetzt keine Förderberatung. Es hilft, Dokumente schneller zu erschließen und den Projekttext mit den vorhandenen Unterlagen abzugleichen.

Vor einer tatsächlichen Einreichung sollten Quellen, Fristen und Anforderungen direkt bei der Förderstelle geprüft werden. Bei Unsicherheiten zu Förderschiene, Förderstelle oder realistischen Förderhöhen kann vor der Einreichung auch die IG Kultur angefragt werden.


Prompt: Förderlogik extrahieren

Analysiere die hochgeladenen Dokumente und Arbeitsnotizen.

Arbeite heraus, welche Voraussetzungen, Bewertungskriterien, formalen Anforderungen und Fristen für eine Projekteinreichung relevant sind.

Unterscheide klar zwischen offiziellen Informationen aus den Dokumenten und ergänzendem Kontextwissen aus der Arbeitsnotiz.

Gib jeweils an, aus welcher Quelle die Information stammt.


Prompt: Projektskizze mit Förderlogik abgleichen

Vergleiche die aktuelle Projektskizze mit den herausgearbeiteten Voraussetzungen, Bewertungskriterien und formalen Anforderungen.

Sortiere die Hinweise in drei Kategorien:
Was ist bereits gut abgedeckt?
Was ist teilweise abgedeckt, aber noch unklar?
Was fehlt oder müsste ergänzt werden?

Erfinde keine neuen Anforderungen.
Markiere unklare Zuordnungen als „zu prüfen“.

Wichtig: Dieser Abgleich ersetzt keine Förderberatung. Er hilft, sichtbar zu machen, wo der Text bereits an die Förderlogik anschließt und wo vor einer Einreichung noch Klärungsbedarf besteht. Formale Muss-Kriterien sollten anschließend gesondert geprüft werden.


Schritt 5: Fachkundigen Außenblick einholen

Nach dem Förderabgleich wird die Projektskizze aus einer fachkundigen Außenperspektive gelesen. Dieser Schritt ist besonders hilfreich, weil Organisationen oft viel internes Wissen voraussetzen. Was intern klar ist, steht nicht automatisch verständlich im Antrag.

Beispielhafte fachliche Felder:

  • freie Kulturarbeit
  • Kulturinitiativenpraxis
  • künstlerische Praxis
  • Kulturvermittlung
  • regionale Kulturentwicklung
  • Diversitätsarbeit
  • Organisationspraxis


Prompt: Außenblick

Lies die folgende Projektskizze aus einer abstrahierten fachkundigen Außenperspektive im Bereich Kulturentwicklung und Kulturinitiativen.

Berücksichtige dabei folgende Blickwinkel:
- freie Kulturarbeit
- Kulturinitiativenpraxis
- künstlerische Praxis
- Kulturvermittlung
- regionale Kulturentwicklung
- Diversitätsarbeit
- Organisationspraxis

Prüfe nicht, ob das Projekt „gut“ oder „förderwürdig“ ist. Zeige nur, wie der Text auf eine außenstehende fachkundige Person wirken könnte.

Gib aus:
1. Was ist sofort verständlich?
2. Was bleibt unklar oder zu allgemein?
3. Wo wird zu viel Vorwissen vorausgesetzt oder fehlt eine Begründung?

Formuliere danach konkrete Rückfragen, die vor einer Einreichung geklärt oder im Antrag besser beantwortet werden sollten.

Erfinde keine Inhalte und bewerte nicht abschließend.


Prompt: Außenblick einarbeiten

Überarbeite die Projektskizze auf Basis folgender ausgewählter Rückmeldungen aus dem Außenblick:
[Rückmeldungen einfügen]

Erstelle eine überarbeitete Projektskizze mit maximal 1.500 Zeichen inklusive Leerzeichen.

Formuliere im Präsens, sachlich und aktiv.
Mache den Text für außenstehende Personen verständlicher.

Arbeite nur die ausgewählten Punkte ein.
Erfinde keine neuen Inhalte.
Stelle offene Punkte nicht als geklärt dar.

Gib danach getrennt eine kurze Liste mit offenen Punkten aus.

Führe am Ende die tatsächliche Zeichenanzahl der Projektskizze inklusive Leerzeichen an.

Der Außenblick hilft zu prüfen:

  • Ist das Projekt ohne Vorwissen verständlich?
  • Wird die Relevanz nachvollziehbar?
  • Sind Zielgruppen und Beteiligung konkret genug?
  • Wird deutlich, warum das Projekt in die Förderschiene passt?
  • Werden zentrale Begriffe erklärt?

 

Schritt 6: Kritische Perspektive einnehmen

Der kritische Reflexionsschritt prüft, welche Annahmen, Ausschlüsse oder problematischen Sprachmuster im Projekt und Text stecken könnten.

Dieser Schritt entscheidet nicht, was richtig oder falsch ist. Er liefert Prüfaufträge für die weitere Bearbeitung.


Prompt: Diskriminierungskritische Perspektive

Prüfe die Projektskizze diskriminierungskritisch auf Bias, blinde Flecken und problematische Annahmen.

Berücksichtige intersektionale, queer-feministische, antirassistische, klassismuskritische und ableismuskritische Perspektiven sowie diskriminierungskritische Kulturarbeit.

Achte auf:
- Sprache und Begriffe
- Zielgruppen, Communities und Beteiligung
- Machtverhältnisse: Wer spricht, wer entscheidet, wer wird adressiert?
- Ausschlüsse, Barrieren und fehlende Perspektiven
- Fairness, Ressourcen und Arbeitsbedingungen

Bewerte nicht abschließend.

Ordne sie in:
1. Sprache und Begriffe
2. Beteiligung und Machtverhältnisse
3. Zugänge, Barrieren und Fairness

Erfinde nichts. Markiere fehlende Informationen als offen.

Kritische Perspektiven helfen, problematische oder zu allgemeine Formulierungen früh zu erkennen. Dieser Schritt sollte nicht nur mit KI erfolgen, sondern im Team und möglichst mit beteiligten Personen weiterbearbeitet werden.

Zu prüfen sind unter anderem:

  • Wird „Community“ konkret oder pauschal verwendet?
  • Wer entscheidet über Inhalte und Darstellung?
  • Wer wird beteiligt, wer nur adressiert?
  • Werden Barrieren mitgedacht?
  • Wird Teilhabe behauptet oder konkret beschrieben?
  • Werden Arbeitsbedingungen, Ressourcen und Verantwortlichkeiten sichtbar?

 

Schritt 7: Formularfragen bearbeiten

Zum Schluss wird exemplarisch gezeigt, wie aus dem Arbeitsstand Antworten auf konkrete Formularfragen entstehen.

Wichtig: Formularfragen sind nicht einfach Wiederholungen der Projektskizze. Jede Frage hat eine eigene Logik.

Die Ausgabe sollte immer getrennt sein in:

  • Antwort für das Antragsformular
  • zu klärende Punkte für die spätere Schärfung


Prompt: Fragen aus dem Formular beantworten

Formuliere auf Basis des bisherigen Arbeitsstands eine Antwort für das Antragsformular zur Frage:
[Hier Frage aus dem Formular einfügen.]

Gib die Antwort in zwei klar getrennten Teilen aus:

1. Antwort für das Antragsformular

Formuliere einen einreichfähigen Fließtext mit maximal 1.500 Zeichen inklusive Leerzeichen. Der Text soll direkt in das Formular kopiert werden können.

Wichtig:
Nutze nur Informationen aus dem bisherigen Arbeitsstand. Wenn etwas noch nicht ausreichend geklärt ist, schreibe es nicht in den Formulartext.

2. Zu klärende Punkte

Liste alle Punkte auf, die für eine stärkere und präzisere Antwort später noch geklärt werden sollten.

Führe am Ende die tatsächliche Zeichenanzahl des Formulartexts inklusive Leerzeichen an.

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! Praxischeck: Kein KI-Ergebnis ungeprüft übernehmen


Jedes KI-Ergebnis ist eine Arbeitsfassung. Es muss geprüft, korrigiert und nachgeschärft werden, bevor es weiterverwendet wird.

Bei jedem Ergebnis sollten mindestens drei Fragen gestellt werden:


1. Stimmt es?

Sind Inhalte, Namen, Orte, Zusammenhänge, Zahlen und Quellen korrekt? Wurde etwas erfunden oder falsch gewichtet?


2. Ist es passend formuliert?

Beantwortet der Text wirklich die Frage? Ist er konkret genug? Klingt er zu allgemein, zu glatt oder zu sicher?


3. Welche Bias oder problematischen Annahmen stecken darin?

Werden Zielgruppen verallgemeinert? Gibt es paternalistische, defizitorientierte oder exotisierende Sprache? Werden Ausschlüsse, Barrieren oder Machtverhältnisse unsichtbar gemacht?

prüfen → korrigieren → nachschärfen → erneut prüfen

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Merksätze

KI liefert keine fertige Einreichung.

KI kann helfen bei:

  • Sortieren

  • Verdichten

  • Strukturieren

  • Rückfragen entwickeln

  • Lücken sichtbar machen

  • Perspektiven wechseln

  • erste Arbeitsfassungen formulieren

  • Formularantworten vorbereiten

KI ersetzt nicht:

  • fachliche Entscheidung

  • politische Verantwortung

  • Budgetkalkulation

  • Förderberatung

  • Teamabstimmung

  • Kooperationszusagen

  • Datenschutzprüfung

  • kritische Reflexion in der Organisation

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Genannte Tools und Ressourcen aus der Einheit


Die folgende Liste dokumentiert Tools und Ressourcen, die im Workshop genannt oder exemplarisch verwendet wurden. Sie ist keine allgemeine Empfehlungsliste. Vor einer Nutzung sollten Zweck, Datenschutz, Kostenmodell, Rechtefragen, Barrierefreiheit, Aktualität und organisatorische Verantwortung geprüft werden.
 

ChatGPT
https://chatgpt.com/
Im Workshop exemplarisch als LLM bzw. Chatmodell für Textarbeit, Strukturierung, Perspektivwechsel, Überarbeitung und das Formulieren erster Arbeitsfassungen verwendet.

NotebookLM
https://notebooklm.google/
Im Workshop exemplarisch als dokumentenbasierte KI für die Arbeit mit Förderdokumenten, Formularen, FAQs, Leitlinien und Quellenabgleich verwendet.

KI-Leitlinien der IG Kultur für Kulturvereine
https://igkultur.at/ki-leitlinien-fuer-kulturvereine
Orientierung für interne Regeln zu KI-Nutzung, Datenschutz, Transparenz, Zuständigkeiten und verantwortungsvoller Prüfung von KI-Ergebnissen.

IG Kultur Österreich
https://igkultur.at/
Im Workshop-Kontext als Dachverband der freien und autonomen Kulturinitiativen in Österreich und mögliche Anlaufstelle bei Fragen zu Förderschienen, Förderstellen oder realistischen Förderhöhen genannt.

 

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Hinweis: Diese Seite dokumentiert das Community Lab #5 „Demo-Workshop und Offline Vernetzung: Praxis-Workshop „Schnellere und bessere Förderanträge mit KI““ mit Nora Soumah vom 28.04.2026. Die Inhalte wurden KI-gestützt aufbereitet, geben zentrale Impulse der Einheit wieder und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Genannte Tools und Ressourcen sind keine Empfehlungsliste und sollten vor Nutzung aktuell geprüft werden. Rechtliche Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung.