Dokumentation & Berichterstattung

Miniworkshop

In vier Schritten zum Berichtsentwurf

Dieser Baustein wurde aus den Inhalten der Einheit abgeleitet und für die Online-Dokumentation weiterentwickelt. Der Ablauf eignet sich für Jahresberichte, Projektberichte, Förderberichte oder interne Dokumentationen. Ziel ist ein überprüfbarer Entwurf, keine automatische Endfassung.

Schritt 1: Material sammeln

Alle relevanten Informationen zusammentragen: Projektbeschreibungen, Statistiken, alte Berichte, Notizen, Programme, Website-Texte, Presseaussendungen oder interne Zusammenfassungen. Je klarer das Material vorbereitet ist, desto brauchbarer wird der Entwurf.

Vor dem Hochladen sollte geprüft werden, ob das Material personenbezogene, vertrauliche oder sensible Informationen enthält.

Schritt 2: Struktur vorgeben

Ein alter Bericht oder eine Vorlage von Fördergeber*innen kann als Orientierung dienen. Die KI kann daraus Aufbau, Kapitelstruktur und formale Logik übernehmen. Die Vorlage liefert aber nur die Form; aktuelle Inhalte müssen separat ergänzt werden.

Schritt 3: Aktuelle Inhalte einspielen

Danach werden Informationen für den neuen Bericht ergänzt: Projektjahr, Aktivitäten, Kennzahlen, zentrale Entwicklungen, Links oder interne Notizen. Bei sensiblen oder vertraulichen Daten sollte vorab geklärt werden, welches Tool dafür geeignet ist.

Schritt 4: Entwurf erstellen und prüfen

Die KI kann nun aus Vorlage und aktuellen Informationen einen Entwurf erstellen. Danach beginnt die redaktionelle Arbeit: Fakten prüfen, Ton anpassen, Übertreibungen streichen, fehlende Informationen ergänzen und unklare Stellen markieren.

Hilfreich ist, kapitelweise zu arbeiten und die KI ausdrücklich aufzufordern, fehlende oder unsichere Informationen nicht zu ergänzen, sondern zu kennzeichnen.

Prompt-Vorlage: Berichts-Assistent

Erstelle einen aktuellen [Berichtstyp] auf Basis des Berichts aus [Vorjahr].

Übernimm die Gliederung aus dieser Vorlage:
[Dateiname oder Vorlage einfügen]

Verwende für den neuen Bericht folgende Informationen:
[Material, Links, Notizen, Kennzahlen einfügen]

Schreibe:
- sachlich
- konkret
- nachvollziehbar
- ohne werbliche Übertreibungen

Wichtig:
- Erfinde keine Fakten.
- Ergänze keine Zahlen, Namen, Zeiträume oder Wirkungsbehauptungen, die nicht im Material stehen.
- Kennzeichne Stellen, bei denen Informationen fehlen oder geprüft werden müssen.
- Markiere rechtliche, finanzielle oder personenbezogene Aussagen als „zu prüfen“.

Zusätzliche Vorgabe für sachliche Berichte

Keine Superlative.
Keine allgemeinen Wirkungsbehauptungen ohne Beleg.
Zahlen, Zeiträume und Namen müssen aus dem bereitgestellten Material stammen.
Unklare Aussagen als „zu prüfen“ markieren.

! Praxischeck: Welche Daten passen zu welchem Tool?

Vor dem Hochladen von Dokumenten sollte geklärt werden, wie vertraulich die Daten sind.
 

Meist weniger problematisch

Bereits veröffentlichte Inhalte wie Website-Texte, Presseaussendungen, veröffentlichte Jahresberichte oder öffentliche Projektbeschreibungen.
 

Sorgfältig prüfen

Interne Unterlagen wie Strategiepapiere, Budgetinformationen, unveröffentlichte Förderabrechnungen, Protokolle, Personalinformationen oder vertrauliche Projektmaterialien.
 

Besonders sensibel

Personenbezogene oder vertrauliche Daten, etwa Beratungsfälle, Gesundheitsdaten, Klient*innenakten, nicht anonymisierte Interviews oder Informationen, die Rückschlüsse auf einzelne Personen ermöglichen. Solche Daten sollten nicht ohne genaue Prüfung in Cloud-Tools verarbeitet werden.
 

Mögliche Alternativen sind Anonymisierung, lokale KI-Lösungen oder eine datenschutzrechtlich geprüfte Toolwahl. Für interne Regeln zur KI-Nutzung bieten die erläuterten KI-Leitlinien der IG Kultur für Kulturvereine Orientierung.