Custom-KI-Assistent*in für die Kulturarbeit erstellen

Basiswissen

In Kürze
 

Miniworkshop

Einen Custom GPT einrichten

Ziel

Ein KI-Assistent wird für eine konkrete, wiederkehrende Aufgabe vorbereitet – zum Beispiel für Newsletter, Projekttexte oder redaktionelle Überarbeitung.

Schritt 1: Aufgabe festlegen

Am Anfang steht eine klare Frage: Welche Aufgabe soll der Assistent regelmäßig unterstützen?

Beispiele:

• Newsletter aus vorhandenen Informationen vorbereiten
• Veranstaltungsankündigungen in einheitlichem Stil formulieren
• Projekttexte kürzen
• Social-Media-Varianten aus einem längeren Text ableiten
• Texte auf Verständlichkeit und Dopplungen prüfen

Je genauer die Aufgabe ist, desto leichter lässt sich der Assistent steuern.

Schritt 2: Rolle beschreiben

Der Assistent braucht eine Rolle, die zur Organisation passt.

Beispiel für eine Rollenbeschreibung:

Du unterstützt eine gemeinnützige Kulturorganisation bei der redaktionellen Überarbeitung von Texten.

Du formulierst:
- sachlich
- verständlich
- praxisnah
- kompakt
- nicht werblich übertrieben

Du achtest auf:
- klare Struktur
- gute Lesbarkeit
- respektvolle Sprache
- nachvollziehbare Argumentation
- die Perspektive gemeinnütziger Kulturarbeit

Du vermeidest:
- erfundene Fakten
- ungeprüfte rechtliche Aussagen
- überzogene Versprechen
- stereotype oder diskriminierende Sprache

Hilfreich ist eine Rollenbeschreibung, die Aufgabe, Kontext und Qualitätsanspruch verbindet.

Schritt 3: Zielgruppe und Tonalität festlegen

Der Assistent sollte wissen, für wen ein Text gedacht ist und wie er klingen soll. Mögliche Angaben sind: Kulturarbeiterinnen, Besucherinnen, Förderstellen oder Kooperationspartner*innen; sachliche und zugängliche Sprache; kompakter Stil; keine unnötigen Fachbegriffe; Perspektive gemeinnütziger Kulturarbeit.

Diese Angaben können dauerhaft in den Instruktionen stehen.

Beispiel:

Zielgruppen können je nach Auftrag sein:
- Kulturarbeiter*innen in gemeinnützigen Kulturorganisationen
- Besucher*innen ohne Fachvorwissen
- Förderstellen
- Kooperationspartner*innen
- interne Teams oder Vorstände

Passe Tonalität und Detailgrad an die jeweilige Zielgruppe an.

Grundton:
sachlich, klar, zugänglich, nicht übertrieben werblich, politisch sensibel.

Schritt 4: No-Gos definieren

No-Gos beschreiben, was der Assistent vermeiden soll. Dazu gehören etwa erfundene Fakten, ungeprüfte rechtliche Aussagen, sensible oder vertrauliche Daten, überzogene Versprechen sowie stereotype oder diskriminierende Sprache.

Beispiel:

Vermeide:
- neue Fakten, die nicht im Ausgangsmaterial stehen
- erfundene Quellen, Links, Zahlen oder Namen
- pauschale rechtliche Aussagen
- werbliche Übertreibungen
- diskriminierende oder stereotype Formulierungen
- die Verarbeitung personenbezogener oder vertraulicher Daten ohne ausdrücklichen Hinweis
- Aussagen, die wie eine Empfehlungsliste oder Rechtsberatung wirken

Wenn Informationen fehlen, stelle Rückfragen oder markiere die Stelle als „zu prüfen“.

Klare No-Gos sparen Nacharbeit und verringern problematische Ergebnisse.

Schritt 5: Gesprächsstarter anlegen

Gesprächsstarter sind vorbereitete Startfragen für häufige Aufgaben.

Beispiele:

Überarbeite diesen Newslettertext auf Verständlichkeit und Kürze.

Formuliere aus diesem Langtext einen kurzen Website-Teaser.

Prüfe diesen Text auf unklare Stellen und Dopplungen.

Schlage eine Gliederung für diese Projektbeschreibung vor.

Erstelle drei Social-Media-Varianten aus diesem Veranstaltungstext, ohne neue Informationen zu ergänzen.

Schritt 6: Wissen sorgfältig auswählen

Custom GPTs können mit hochgeladenen Dokumenten arbeiten. Dafür eignen sich vor allem Unterlagen, die bereits öffentlich sind oder intern bewusst freigegeben wurden: Website-Texte, Leitbilder, Styleguides, alte Newsletter oder allgemeine Projektbeschreibungen.

Sensible personenbezogene Daten, Mitgliederlisten, interne Finanzinformationen, Konfliktunterlagen oder nicht öffentliche Strategiepapiere sollten grundsätzlich nicht in ungeprüfte Cloud-Systeme hochgeladen werden. Vor der Nutzung braucht es klare interne Regeln.

Prüffragen für Wissensdokumente:

• Ist das Dokument öffentlich oder intern ausdrücklich freigegeben?
• Enthält es personenbezogene Daten?
• Enthält es vertrauliche Finanz-, Personal- oder Strategieinformationen?
• Ist klar, wer Zugriff auf den Custom GPT hat?
• Ist klar, ob und wie die hochgeladenen Inhalte verarbeitet werden?
• Muss eine gekürzte, anonymisierte oder bereinigte Version erstellt werden?

Schritt 7: Testen und nachschärfen

Ein Assistent ist selten im ersten Versuch fertig. Sinnvoll ist ein Test mit echten, aber unproblematischen Beispielen.

Prüffragen:

• Trifft der Assistent die gewünschte Tonalität?

• Sind die Ergebnisse konkret genug?

• Werden Fakten erfunden oder zu stark interpretiert?

• Werden No-Gos eingehalten?

• Ist die Ausgabe praktisch weiterverwendbar?

• Werden fehlende Informationen als Rückfragen markiert?

Danach werden Instruktionen gekürzt, ergänzt oder präzisiert.

! Praxischeck: Ist ein Prompt gut vorbereitet?

Dieser Check hilft auch ohne eigenen Custom GPT.

Ein guter Prompt klärt:

Beispielprompt:

Überarbeite den folgenden Veranstaltungstext für die Website einer gemeinnützigen Kulturorganisation.

Zielgruppe:
kulturinteressierte Besucher*innen ohne Vorwissen

Ton:
sachlich, einladend und kompakt

Aufgabe:
- Kürze Wiederholungen.
- Verbessere Verständlichkeit.
- Erhalte alle Fakten.
- Erfinde keine Informationen.
- Markiere unklare Stellen mit Rückfragen.

Text:
[Text einfügen]

Praxisbaustein

Zielgruppen-Personas aus vorhandenen Texten

Ein KI-Assistent kann besser arbeiten, wenn Zielgruppen klar beschrieben sind. Dafür können bereits veröffentlichte Texte genutzt werden, etwa die „Über uns“-Seite, Veranstaltungsbeschreibungen oder Projekttexte.

Beispielprompt:

Ich füge dir Texte unserer Website ein.

Analysiere diese Texte und erstelle daraus drei plausible Zielgruppen-Personas für unsere Kommunikation.

Beschreibe je Persona kurz:
- mögliche Interessen
- Bedürfnisse
- mögliche Barrieren
- passende Ansprache
- passende Kommunikationskanäle

Wichtig:
- Erfinde keine konkreten Daten über reale Personen.
- Markiere Annahmen als Annahmen.
- Vermeide stereotype Zuschreibungen.
- Nutze nur die bereitgestellten Texte.

Texte:
[Texte einfügen]

Die Personas sollten anschließend geprüft und angepasst werden. Sie sind keine gesicherten Aussagen über das Publikum, sondern ein Arbeitsmodell für Kommunikation. Stereotype Annahmen sollten bewusst vermieden werden.

Team-Praxis

Eine Prompt-Bibliothek anlegen

KI-Kompetenz entsteht nicht nur individuell. Gerade in kleinen Teams kann es hilfreich sein, gute Prompts gemeinsam zu sammeln.

Ein einfaches geteiltes Dokument reicht. Zu jedem Prompt wird kurz notiert:

• Wofür wird er verwendet?
• Welcher Kontext ist nötig?
• Welches Format funktioniert gut?
• Welche No-Gos müssen ergänzt werden?
• Was hat gut funktioniert?
• Wo war die Nacharbeit größer als erwartet?

So wird sichtbar, wo KI tatsächlich entlastet – und wo die Nacharbeit größer ist als der Nutzen.

Beispielstruktur:

Titel des Prompts:
[Name]

Einsatzbereich:
[z. B. Newsletter, Website, Antrag, Social Media]

Prompt:
[Text einfügen]

Benötigter Kontext:
[Welche Informationen müssen ergänzt werden?]

No-Gos:
[Was soll vermieden werden?]

Erfahrung:
[Was funktioniert gut? Was muss geprüft werden?]