Basiswissen für Kulturvereine als Arbeit- und Auftraggeber

Dienstvertrag und Sonderformen

Dienstvertrag Merkmale

Ein Dienstvertrag liegt vor, wenn jemand dem Verein seine*ihre Arbeitskraft für eine gewisse Zeit in Form von Dienstleistungen zur Verfügung stellt und dafür Geld erhält. Diese Zeitspanne kann mitunter auch kurz sein und z. B. nur einen Tag umfassen. 

Der*die Dienstnehmer*in erhält für die zur Verfügung gestellte Arbeitskraft ein Entgelt – ganz gleich, ob die Arbeit ein Ergebnis (einen Erfolg) liefert. Auch im Fall einer Erkrankung, im Urlaub oder bei bestimmten Dienstverhinderungen (Pflegeurlaub) behält der*die Dienstnehmer*in den Entgeltanspruch.

Charakteristisch für den Dienstvertrag ist außerdem, dass die Arbeitsleistungen in persönlicher und wirtschaftlicher Abhängigkeit erbracht werden. Das bedeutet, dass der*die Dienstnehmer*in die Tätigkeiten persönlich ausübt und den Weisungen des*der Arbeitgeber*in unterworfen ist. Zum einen inhaltlich, aber auch organisatorisch, durch die Einbindung in den Betrieb des Vereins. Dies zeigt sich z. B. in der Bindung an bestimmte Arbeitsabläufe, Arbeitszeiten und Pausen, in der verpflichtenden Teilnahme an Besprechungen und Berichtspflichten. Auch werden sämtliche Arbeitsmittel (Geräte, Software, Telefon, usw.) vom Verein zur Verfügung gestellt bzw. die Kosten hierfür übernommen. 

Die persönliche Abhängigkeit ist gerade in der Abgrenzung zum freien Dienstvertrag ein wesentliches Merkmal. 
 

Die Merkmale des Dienstvertrags im Überblick: 

• Verpflichtung zu einer Dienstleistung (Arbeitskraft)
• über eine gewisse Zeit (dauerhaft bzw. häufiger)
• gegen angemessenes Entgelt (unabhängig vom Erfolg)
• in persönlicher und wirtschaftlicher Abhängigkeit (persönliche Erbringung, vorgegebene Arbeitsweise, Arbeitszeiten, Arbeitsort, bereitgestellte Arbeitsmittel, …)

Hinweis: Ob ein Dienstvertrag vorliegt, ist nach dem Überwiegen der Merkmale im Einzelfall zu beurteilen. Das bedeutet, dass nicht unbedingt alle Merkmale erfüllt sein müssen, um von einem Dienstvertrag auszugehen. So kann z. B. die Art der Leistung und die Dauerhaftigkeit besonders ins Gewicht fallen, um grundsätzlich von einem Dienstvertrag (und nicht von einem Werkvertrag) auszugehen. Auf einzelne Ausprägungen der persönlichen oder wirtschaftlichen Abhängigkeit kommt es meist erst in der Abgrenzung zwischen echtem und freiem Dienstvertrag an. Es sind dabei immer die tatsächlichen Umstände im Einzelfall zu beurteilen.
​​​​

Beispiele für (echte) Dienstnehmende

• Sämtliche verwaltende und Büro-Tätigkeiten
  (Buchhaltung, Assistenzarbeiten, Büroleitung, Sekretariat, Pressearbeit, Kommunikation, …)
• Tätigkeiten bei Festivals und Veranstaltungen, die klassisch über Dienstpläne geregelt werden
  (Kassadienst, Bardienst, Billeteur*innen, Reinigungspersonal, …)
• Ferialangestellte und „freiwillige“ Praktikant*innen, die Taschengeld beziehen. Ausnahmen gibt es nur für Pflichtpraktika und Volontariate (s. weiter unten „Ausbildungsverhältnisse“)
• Projektmitarbeit, sofern es sich nicht um eine punktuelle, vorab definierte Einzelleistung handelt (hier ist auch ein freier Dienstvertrag denkbar, s. unten).

Welche arbeitsrechtlichen Vorschriften sind zu beachten?

Zahlung eines angemessenen Entgelts (Lohn, Gehalt)

Da gemeinnützige Kulturarbeit in der Regel keinem Kollektivvertrag unterliegt, kann die Höhe des Entgelts vertraglich recht frei vereinbart bzw. verhandelt werden. Dennoch haben Dienstnehmende einen gesetzlichen Anspruch auf Zahlung eines „angemessenen Entgelts“. Als Maßstab für die Angemessenheit dient das, was in der Branche und Position an einem bestimmten Ort üblich ist. Für die freie Kulturarbeit hat sich das Gehaltsschema der IG Kultur Österreich etabliert. Es enthält Empfehlungen zur fairen Bezahlung und wird von den meisten Förderstellen als Basis für Einreichungen anerkannt. Mehr zu Fair Pay findet ihr hier. 

Sollte doch ein Kollektivvertrag oder Mindestlohntarif anwendbar sein, sind die dort angeführten Mindestgehälter zwingend. Zur Anwendbarkeit von Kollektivverträgen siehe unten.  

Hinweis: der Monatslohn darf nicht einfach so gekürzt oder verspätet ausgezahlt werden. Jede Änderung oder Anpassung des Gehalts sollte schriftlich vereinbart werden. 
 

Arbeitsrechtliche Schutzvorschriften

Neben der Zahlung des Entgelts hat der Verein als Arbeitgeber auch andere arbeitsrechtliche (Schutz-)Vorschriften einzuhalten. Das betrifft insbesondere die Arbeits- bzw. Ruhezeiten und deren Dokumentation (Arbeitszeiterfassung), die Regelung von Urlaub und Krankenstand, Arbeitssicherheit und Arbeitnehmer*innenschutz, Diskriminierungsschutz, Kündigungsfristen, usw. 
 

Kommt ein Kollektivvertrag zur Anwendung?

Vorschriften ergeben sich entweder direkt aus dem Gesetz oder aus dem Dienstvertrag. Auch ein Kollektivvertrag kann zwingende Mindeststandards vorgeben. Kollektivverträge enthalten einerseits zwingende Vorgaben zu Mindestgehältern, aber auch andere arbeitsrechtliche Regelungen, von denen nur zum Vorteil der Dienstnehmenden abgewichen werden darf.

Daher sollte – auch wenn die Kulturarbeit in gemeinnützigen Vereinen in der Regel keinem Kollektivvertrag unterliegt – immer geprüft werden, ob in eurem Verein nicht doch ein Kollektivvertrag anzuwenden ist. Die Bindung an einen Kollektivvertrag kann sich aus der Zugehörigkeit zu einer WKO-Fachgruppe aufgrund einer Gewerbeberechtigung ergeben (Handel, Gastgewerbe). Es gibt aber auch sogenannte „gesatzte“ Kollektivverträge, die unabhängig von einer Kammermitgliedschaft gelten, etwa im Bereich der Sozialwirtschaft oder der Erwachsenenbildung. Gibt es einen anwendbaren Kollektivvertrag, besteht kein Wahlrecht und der Kollektivvertrag ist anzuwenden.

Neben arbeitsrechtlichen Vorschriften treffen den Verein als Arbeitgeber auch Melde- und Abgabenpflichten (Sozialversicherung, Lohnsteuer, DG-Abgaben, Kommunalsteuer, …). Mehr dazu im folgenden Punkt.

Sozialversicherung, Abgaben, Steuern – Welche Lohnnebenkosten und Meldepflichten hat der Verein bei einem Dienstverhältnis?

Neben der Zahlung des Entgelts an den*die Dienstnehmerin treffen den Verein weitere Abgaben- und Meldepflichten. Die wichtigsten haben wir folgend für euch überblicksmäßig zusammengefasst. 

Tipp: Ein Online-Lohnkostenrechner hilft bei der groben Schätzung der Nebenkosten, die potenziell auf euren Verein zukommen (z.B. dieser des Finanzministeriums). Die genaue Berechnung erfolgt allerdings am besten durch eine Lohnverrechnung. So seid ihr abgesichert, dass alles korrekt abgeführt und abgewickelt wird.
 

Sozialversicherung nach ASVG: rechtzeitige Meldung & Beitragszahlung

Wird jemand als Dienstnehmer*in für den Verein tätig, so besteht Sozialversicherungspflicht nach dem ASVG (Allgemeines Sozialversicherungsgesetz). Der Verein ist verpflichtet, die Person vor Dienstantritt bei der ÖGK (Österr. Gesundheitskasse) als Dienstnehmer*in anzumelden. 

Folglich sind monatlich Sozialversicherungsbeiträge an die ÖGK zu zahlen. Diese werden zwischen dem*der Dienstgeber*in und dem*der Dienstnehmer*in aufgeteilt. Der Dienstnehmer*innen-Anteil wird dabei direkt vom Lohn abgezogen und gemeinsam mit den anderen Abgaben vom Verein abgeführt.
 

BV-Beiträge (Mitarbeiter*innenvorsorge) und sonstige Dienstgeberabgaben 

Zusätzlich hat der*die Dienstgeber*in Beiträge zur betrieblichen Vorsorge („Abfertigung neu“) und sonstige DG-Abgaben zu leisten.

Tipp: Hiervon gibt es einige Befreiungen, welche die Lohnnebenkosten in der Praxis deutlich senken. Werden z.B. im Verein mehrere Personen geringfügig beschäftigt (dazu zählen auch freie Dienstnehmende) und beträgt ihre monatliche Gesamtlohnsumme nicht mehr als das 1,5-Fache der Geringfügigkeitsgrenze, so entfällt die DG-Abgabe. Die Beitragspflicht zur betrieblichen Vorsorge betrifft außerdem nur Beschäftigungsverhältnisse, die über 1 Monat hinausgehen.
 

Lohnsteuer

Dabei handelt es sich um die für die Tätigkeit anfallende Einkommensteuer des*der Dienstnehmenden, die direkt vom Lohn abgezogen und vom Verein an das Finanzamt abgeführt wird.

Tipp an Dienstnehmende: Sollte der*die Dienstnehmende nicht durchgehend im gleichen Ausmaß beschäftigt sein und am Ende des Jahres zu viel Steuer bezahlt haben, kann diese über die jährliche Arbeitnehmer*innenveranlagung zurückgefordert werden. 
 

Kommunalsteuer

Dienstgebende haben, abhängig von der Bruttolohnsumme ihrer Beschäftigten, Kommunalsteuer zu zahlen. Zur Lohnsumme zählen sowohl Bezüge von echten als auch von freien Dienstnehmenden. Gemeinnützige Vereine müssen allerdings nur für Dienstnehmende im unternehmerischen Hilfsbetrieb und Gewinnbetrieb Kommunalsteuer zahlen. Tätigkeiten, die unmittelbar dem begünstigten Vereinszweck dienen, sind von der Kommunalsteuer befreit. Die Aufteilung erfolgt in der Regel nach dem zeitlichen Einsatz. 

Dienstverhältnis gestalten: welche Möglichkeiten gibt es?

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, das Dienstverhältnis auszugestalten. Ein paar Möglichkeiten stellen wir euch auszugsweise vor. Für Detailfragen empfehlen wir, eine arbeitsrechtliche Beratung in Anspruch zu nehmen. 
 

Vertragsdauer: unbefristet – befristet – fallweise

Neben einem unbefristeten Dienstvertrag, der auf unbestimmte Zeit geschlossen wird und erst gesondert aufgelöst werden muss, kann die Vertragsdauer auch von vornherein beschränkt werden. Es handelt sich dann um einen befristeten Dienstvertrag. Zur Dauer der Befristung gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Verträge können für mehrere Jahre geschlossen werden, aber z.B. auch nur auf einen Tag befristet sein. 

Vorsicht ist geboten, wenn mit derselben Person öfter befristete Verträge abgeschlossen werden: Grundsätzlich ist es nur einmal zulässig, einen Dienstvertrag zu befristen. Folgt daraufhin eine zweite Befristung, wird der Dienstvertrag – sofern keine sachliche Rechtfertigung als Ausnahme vorliegt – in einen unbefristeten Vertrag umgewandelt (mit der Konsequenz, dass bei Beendigung eine Kündigungsfrist einzuhalten ist).

Bei kurzfristiger, unregelmäßiger Beschäftigung für einzelne Tage bietet sich die Anmeldung als „fallweise Beschäftigung“ bei der ÖGK an. Es handelt sich um eine Sonderform des befristeten Dienstvertrags, für den die ÖGK eine vereinfachte Meldung vorsieht (Vor-Ort-Anmeldung mit Nachmeldung binnen 7 Tagen). Eine fallweise Beschäftigung ist für maximal 6 aufeinanderfolgende Tage zulässig und darf nicht regelmäßig erfolgen. Das bietet sich z.B. für Hilfstätigkeiten im Rahmen eines Festivals oder für vereinzelte Bardienste an, welche im Bedarfsfall pro Arbeitstag vereinbart werden. Zwischen mehreren fallweisen Beschäftigungen muss außerdem eine längere Zeitspanne liegen als die Dauer der Beschäftigung. Nähere Infos zur fallweisen Beschäftigung erhaltet ihr direkt bei der ÖGK.
 

Zeitliches Ausmaß: Vollzeit – Teilzeit – geringfügig

Ein Dienstverhältnis kann in Vollzeit oder Teilzeit ausgeübt werden. Als Vollzeit gilt gesetzlich ein Ausmaß von 40 Stunden pro Woche. Das Vollzeitausmaß kann für euren Betrieb herabgesetzt werden – eine Möglichkeit, von der in der Praxis häufig Gebrauch gemacht wird. Üblich sind Regelungen zwischen 35 und 39 Stunden pro Woche. Wichtig ist, das Vollzeitausmaß schriftlich im Vertrag oder einer Betriebsvereinbarung festzuhalten.

Alle, die weniger als Vollzeit arbeiten, gelten als Teilzeitbeschäftigte. Arbeitsrechtliche Ansprüche wie z.B. Urlaub, Sonderzahlungen gebühren Teilzeitbeschäftigten aliquot im Ausmaß ihrer Beschäftigung.

Auch die geringfügige Beschäftigung wird im Regelfall in Teilzeit ausgeübt. Hierbei handelt es sich genau genommen nicht um eine bestimmte Stundenzahl, sondern um eine Entgeltschwelle, die nicht erreicht wird: die Geringfügigkeitsgrenze. Die Geringfügigkeitsgrenze wird jedes Jahr angepasst. Den aktuellen Wert findet ihr auf der Website der ÖGK. Für geringfügige Beschäftigte entfällt ein großer Teil der Versicherungsbeiträge und Lohnnebenkosten, da nur eine Teilversicherungspflicht (Unfallversicherung) besteht. 
 

Arbeitszeiten: Feste Arbeitszeiten vs. Gleitzeit

Die gesetzlichen Regelungen gehen von festen Arbeitszeiten als Standardfall aus. In der Praxis wird das nur bei fixen Diensten oder Öffnungszeiten praktisch sein. Denn jede Überschreitung der vereinbarten Arbeitszeiten lässt Mehr- bzw. Überstunden anfallen, für welche Zuschläge zu bezahlen sind. Um teure Überstunden zu vermeiden, gibt es einige Möglichkeiten, die Arbeitszeit flexibel zu gestalten. Vor allem bei Tätigkeiten mit schwankendem Arbeitsaufkommen sind flexible Arbeitszeiten empfohlen. Diese müssen allerdings schriftlich vereinbart werden, z.B. durch eine Gleitzeitvereinbarung. Ein Muster für eine Gleitzeitvereinbarung findet ihr in unserer Vorlagensammlung.

Hinweis: auch bei flexiblen Arbeitszeiten sind gesetzliche Vorschriften zu Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten zwingend einzuhalten. 
 

Home-Office

Durch die Pandemie hat die Arbeit von zu Hause an Bedeutung gewonnen. Sie ermöglicht mehr Flexibilität im Arbeitsalltag. Grundsätzlich sind die arbeitsrechtlichen Bestimmungen und Verpflichtungen aus dem Dienstvertrag bei der Arbeit von zuhause aus genauso einzuhalten wie im Büro. Besondere Rahmenbedingungen ergeben sich allerdings im Hinblick auf Arbeitsmittel, Kostenersatz, Erreichbarkeit oder Datensicherheit.
Die Einführung von Home-Office im Betrieb erfordert eine schriftliche Vereinbarung. Ein Muster für eine Home-Office-Vereinbarung findet ihr in unserer Vorlagensammlung.

Wo finde ich Vertragsmuster für Dienstverträge?

Gerne stellen wir euch unsere Vorlagensammlung zur Gestaltung von Dienstverträgen zur Verfügung. Diese beinhaltet unter anderem folgende Muster: 

• Dienstzettel 
• Dienstvertrag unbefristet
• Dienstvertrag befristet
• Zusatzvereinbarung Gleitzeit
• Zusatzvereinbarung Home-Office
• Zusatzvereinbarung Ausbildungskosten

Bitte beachtet die Anmerkungen und Kommentare im jeweiligen Dokument. Bei Rückfragen sind wir gerne für euch da. 

Freier Dienstvertrag

„Echter“ oder Freier Dienstvertrag?

Der freie Dienstvertrag ist eine Sonderform des „echten“ Dienstverhältnisses, bei dem die Merkmale selbständiger Tätigkeit stärker ausgeprägt sind. 

Wie beim „echten“ Dienstverhältnis wird für eine gewisse Zeit Arbeitskraft gegen Entgelt zur Verfügung gestellt. Der Arbeitsinhalt wird (zumindest grob) von dem*der Arbeitgeber*in vorgegeben und freie Dienstnehmende werden ebenso für die Zurverfügungstellung der Arbeitszeit bezahlt, ohne dass es auf ein Ergebnis ankommt (zum Dienstvertrag s. oben).

Anders als beim „echten“ Dienstvertrag arbeiten freie Dienstnehmende jedoch unabhängiger und haben in der Organisation ihrer Tätigkeit mehr Freiheiten: Der*die freie Dienstnehmende bestimmt außerdem selbst, wann und wo er*sie arbeitet und ist organisatorisch nur wenig in den Betrieb eingebunden. Auch die Arbeitsmittel werden nicht komplett durch den Verein bereitgestellt, sondern (auch) eigene verwendet (z.B. privater Laptop, eigene Requisiten, Unterlagen, …). Sollte mal etwas dazwischenkommen, kann sich der*die freie Dienstnehmende vertreten lassen.    

Die Merkmale des freien Dienstvertrags im Überblick:  

• Verpflichtung zu einer Dienstleistung (Arbeitskraft)
• über eine gewisse Zeit (dauerhaft bzw. häufiger)
• gegen angemessenes Entgelt (unabhängig vom Erfolg)
• in persönlicher und wirtschaftlicher Unabhängigkeit (Vertretungsmöglichkeit, keine Bindung an Arbeitszeiten oder einen Arbeitsort, keine Vorgaben zum Arbeitsablauf, keine organisatorische Eingliederung in den laufenden Betrieb, eigene Arbeitsmittel, …)

Auch hier gilt: Ob ein (freier) Dienstvertrag vorliegt, ist nach dem Überwiegen der Merkmale im Einzelfall zu beurteilen. Das bedeutet, dass nicht unbedingt alle Merkmale erfüllt sein müssen, um von einem (freien) Dienstvertrag auszugehen. So kann z. B. die Art der Leistung und die Dauerhaftigkeit besonders ins Gewicht fallen, um von einem (freien) Dienstvertrag (und nicht von einem Werkvertrag) auszugehen. Sind die grundsätzlichen Voraussetzungen für ein Dienstverhältnis gegeben, entscheidet die Ausprägung der persönlichen und wirtschaftlichen Abhängigkeit, ob ein freies oder echtes Dienstverhältnis vorliegt. Es sind dabei immer die tatsächlichen Umstände im Einzelfall zu beurteilen.

Beispiele für freie Dienstnehmende

• Projektmitarbeitende, die über eine gewisse Zeit immer wieder für den Verein tätig sind und dabei Tätigkeiten/Dienstleistungen übernehmen, die sich erst im Laufe des Projekts genauer definieren. Dabei sind sie ab und zu bei Besprechungen dabei, verwenden aber eigene Arbeitsgeräte und müssen keine Zeiterfassung führen. Am Ende des Projekts stellen sie eine Honorarnote über den zeitlichen Aufwand. 

• Vortragende, Lehrende, Beratende, Trainer*innen sind in der Praxis häufig freie Dienstnehmende, sofern sie nicht ohnehin im Rahmen eines „echten“ Dienstverhältnisses arbeiten

Welche arbeitsrechtlichen Vorschriften sind zu beachten?

Arbeitsrechtliche Schutzvorschriften

Da freie Dienstnehmende die Gestaltung und Organisation ihrer Arbeit größtenteils selbst bestimmen können, sind arbeitsrechtliche Schutzvorschriften nur teilweise anwendbar. Sie haben insbesondere keinen gesetzlichen Anspruch auf Fortzahlung ihres Entgelts während des Urlaubs oder Krankenstands, Zuschläge für Überstunden sind nicht zwingend. Auch sind Kollektivverträge auf das freie Dienstverhältnis nur anwendbar, wenn dies explizit vereinbart wird. Die genauen Rahmenbedingungen des freien Dienstverhältnisses sollten daher vertraglich festgelegt werden. Einige gesetzliche Bestimmungen, wie zB Mutterschutz oder Kündigungsfristen sind hingegen auch für freie Dienstnehmende relevant. 

Honorar für freie Dienstnehmende

Freie Dienstnehmende haben genauso Anspruch auf ein angemessenes Entgelt wie echte Dienstnehmende. Die Angemessenheit richtet sich hier nach dem branchenüblichen Entgelt, ist aber letztlich Vereinbarungssache. Auch hier kann das Gehaltsschema der IG Kultur eine Orientierung bieten. 

Der*die freie Dienstnehmende erhält für die tatsächlich geleistete Arbeitszeit ein Honorar, unabhängig davon, welches Ergebnis die Arbeit hervorbringt. Das Honorar kann pauschal vereinbart werden oder nach einem Stundensatz. Dafür stellen freie Dienstnehmende monatlich oder zum vereinbarten Zeitpunkt eine Honorarnote über die geleisteten Stunden. Sofern eine Sozialversicherungspflicht besteht (s. unten), erfolgt die Auszahlung durch den Verein abzüglich der SV-Beiträge. Da freie Dienstnehmende in der Steuer wie Selbständige behandelt werden, ist vom Verein keine Lohnsteuer abzuführen.

Sozialversicherung, Abgaben, Steuern beim freien Dienstverhältnis

Auch bei freien Dienstnehmenden treffen den Verein Abgaben- und Meldepflichten, allerdings mit einigen Unterschieden zum „echten“ Dienstvertrag. Die wichtigsten haben wir überblicksmäßig zusammengefasst. 

Tipp:  Ein Online-Lohnkostenrechner bzw. Netto-Brutto-Rechner hilft bei der groben Schätzung der Nebenkosten, die potenziell auf euren Verein zukommen (z.B. diesen hier des Finanzministeriums). Die genaue Berechnung und Berücksichtigung der Besonderheiten für freie Dienstnehmende erfolgt allerdings am besten durch eine Lohnverrechnung. So seid ihr abgesichert, dass alles korrekt abgeführt und abgewickelt wird. 

Sozialversicherung nach ASVG & Ausnahmen

Wird jemand als freie*r Dienstnehmer*in für den Verein tätig, so besteht – genauso wie beim echten Dienstvertrag – Sozialversicherungspflicht nach dem ASVG (Allgemeines Sozialversicherungsgesetz). Der Verein ist verpflichtet, die Person vor Dienstantritt bei der ÖGK (Österr. Gesundheitskasse) als freie*r Dienstnehmer*in anzumelden. 

Folglich sind monatlich Sozialversicherungsbeiträge an die ÖGK zu zahlen. Diese werden zwischen dem*der Dienstgeber*in und dem*der freien Dienstnehmer*in aufgeteilt. Der Dienstnehmer*innen-Anteil wird dabei direkt vom Lohn abgezogen und vom Verein an die Gesundheitskasse abgeführt.

Ausnahme: der*die freie Dienstnehmende ist bereits in der SVS versichert. Wird die Tätigkeit aus dem freien Dienstverhältnis zB im Rahmen einer Gewerbeberechtigung oder als Kunstschaffende*r ausgeübt, sind die Personen meist schon als Selbständige in der SVS pflichtversichert. Eine Versicherung bei der ÖGK (nach ASVG) durch den Verein ist dann nicht mehr notwendig. Im Zweifel kann über das SVS-Formular „Rechtssicherheit“ eine Vorabprüfung vorgenommen werden, wo bindend entschieden wird, welcher Versicherung (SVS oder ÖGK) die Tätigkeit unterliegt. 

Nähere Infos zur Sozialversicherungspflicht von freien Dienstnehmenden findet ihr auf der Website der ÖGK.

BV-Beiträge (Mitarbeiter*innenvorsorge) und sonstige Dienstgeberabgaben 

Zusätzlich hat der*die Dienstgeber*in Beiträge zur betrieblichen Vorsorge („Abfertigung neu“) und sonstige DG-Abgaben zu leisten. 

Tipp: Hiervon gibt es einige Befreiungen, welche die Lohnnebenkosten in der Praxis deutlich senken. Werden z.B. im Verein mehrere Personen geringfügig beschäftigt (dazu zählen auch freie Dienstnehmende) und beträgt ihre monatliche Gesamtlohnsumme nicht mehr als das 1,5-Fache der Geringfügigkeitsgrenze, so entfällt die DG-Abgabe. Die Beitragspflicht zur betrieblichen Vorsorge betrifft außerdem nur Beschäftigungsverhältnisse, die über 1 Monat hinausgehen.  

Lohnsteuer bzw. Einkommensteuer

Steuerlich werden freie Dienstnehmende als Selbständige behandelt und sind selbst für die Versteuerung ihres Einkommens verantwortlich. Das bedeutet, dass der Verein keine Lohnsteuer abführen muss. 

Mitteilungspflicht an das Finanzamt gem. § 109a EStG

Ist das freie Dienstverhältnis nach ASVG sozialversicherungspflichtig (s. oben) und werden bestimmte Honorargrenzen überschritten, trifft den Verein eine steuerliche Mitteilungspflicht an das Finanzamt. Der Grenzbetrag beträgt € 450 für jede Honorarzahlung bzw. € 900 im gesamten Kalenderjahr.

Ausgenommen sind beispielsweise Honorare für Künstler*innen sowie frDN, die nach GSVG (gewerbliches Sozialversicherungsgesetz) oder FSVG (freiberuflichen Sozialversicherungsgesetz) versichert sind. Mehr zur Mittelungspflicht nach § 109a findet ihr hier.

Kommunalsteuer

Dienstgebende haben, abhängig von der Bruttolohnsumme ihrer Beschäftigten, Kommunalsteuer zu zahlen. Zur Lohnsumme zählen sowohl Bezüge von echten als auch von freien Dienstnehmenden. Gemeinnützige Vereine müssen allerdings nur für Dienstnehmende im unternehmerischen Hilfsbetrieb und Gewinnbetrieb Kommunalsteuer zahlen. Tätigkeiten, die unmittelbar dem begünstigten Vereinszweck dienen, sind von der Kommunalsteuer befreit. Die Aufteilung erfolgt in der Regel nach dem zeitlichen Einsatz. 

Wo finde ich Vertragsmuster für freie Dienstverträge?

Gerne stellen wir euch unsere Vorlagensammlung zur Gestaltung von Dienstverträgen zur Verfügung. Diese beinhaltet unter anderem auch ein Muster für einen freien Dienstvertrag. Bitte beachtet die Anmerkungen und Kommentare im jeweiligen Dokument. Bei Rückfragen meldet sind wir gerne für euch da!

Werkvertrag / selbständige Tätigkeit

Merkmale Werkvertrag

Bei einem Werkvertrag schuldet der*die Auftragnehmer*in die Lieferung oder Erfüllung eines Werkes und erhält dafür ein Honorar.

Anders als beim Dienstvertrag, steht nicht die Zurverfügungstellung von Arbeitskraft im Mittelpunkt. Vielmehr hat der*die Auftraggeber*in Interesse an einem konkreten Ergebnis, einem Erfolg – dem Werk. Der*die Auftragnehmer*in wird dabei selbständig tätig und es steht ihm*ihr frei, sich nach Belieben zu organisieren, um zum Werk zu kommen: ob andere Personen zur Unterstützung hinzugezogen oder unterbeauftragt werden, welche konkreten Schritte und Materialien erforderlich sind und wieviel Zeit dafür einzuplanen ist.

Wird das Werk wie vereinbart erbracht, so ist der Werkvertrag erfüllt und der*die Auftragnehmende hat Anspruch auf das Honorar (Werklohn). Das bedeutet aber auch, dass der*die Auftragnehmende den Honoraranspruch verliert, wenn das vereinbarte Ergebnis nicht oder nicht zureichend erbracht wird (Gewährleistung). Daher kommt der genauen Definition des Werks in der Praxis eine besondere Bedeutung zu. 
 

Die Merkmale des Werkvertrages im Überblick:  

1. Verpflichtung zu einem Erfolg (= Ergebnis, Werk) 
2. einmalige, abgegrenzte Leistung, die bereits im Vertrag konkretisiert wird
3. gegen ein Honorar (für das Werk, nicht für die reine Arbeitszeit)
4. Gewährleistung/Haftung für das Ergebnis (sonst Entgeltverlust, Verbesserung auf eigene Kosten)
5. selbständig (unternehmerisches Risiko, Erfüllung des Vertrages nach eigenem Plan, eigene Arbeitsmittel, zusätzliche Personen oder Subunternehmen)

Hinweis:

In der Praxis ist die Abgrenzung zwischen Dienst- und Werkvertrag oft schwierig, weil auch im Rahmen eines Werkvertrags Leistungen mit Dienstleistungscharakter erbracht werden können, sofern alle sonstigen Voraussetzungen für einen Werkvertrag sprechen. Entscheidend ist, welchen Merkmalen im konkreten Fall mehr Gewicht zukommt. So kann z. B. die Art der Leistung und die Dauerhaftigkeit (Dienstleistungen über eine gewisse Zeit) bereits ausschlaggebend sein, um von einem Dienstvertrag (und nicht von einem Werkvertrag) auszugehen. Wird fälschlicherweise eine selbständige Tätigkeit angenommen, obwohl die Merkmale für ein Dienstverhältnis sprechen, kann es bei einer Abgabenprüfung zu teuren Nachzahlungen kommen. Sollte auf Honorarbasis oder ehrenamtlich gearbeitet werden, empfehlen wir daher, das Vorliegen eines Dienstverhältnisses vorab auszuschließen.
​​​​​​

Beispiele für Werkverträge

• Produktion eines Auftragswerks in den verschiedensten Bereichen von Musik, Literatur, Video, Bildhauerei, Mode, Grafik, Malerei, Fotografie, usw. (Umsetzung einer Website, Broschüre oder Grafik, die Konzeption einer Veranstaltung oder Ausstellung, das Verfassen von Texten, Schreiben eines Computerprogramms, die Produktion einer Radiosendung, die Anfertigung von bis zu xx Fotos bei einer Veranstaltung, …)
• Entwurf eines Bühnenbilds, Schreiben einer Choreografie oder eines Drehbuchs (sofern es kein Bühnenarbeitsvertrag ist, der dem Theaterarbeitsgesetz unterliegt)
• einmaliger Vortrag oder Auftritt mit eigenem Programm 
• Herstellung eines Gegenstands 
• Reparaturen sämtlicher Art

Treffen den Verein beim Werkvertrag Pflichten?

Vertragliche Vereinbarung: Redet darüber!

Anders als beim Dienstvertrag, gibt es bei einer Zusammenarbeit auf selbständiger Basis keine arbeitsrechtlichen Schutzvorschriften. Die Vertragsparteien können die Rahmenbedingungen nach ihren Vorstellungen vertraglich vereinbaren. Dabei gibt es nur wenige zwingende Vorschriften. Daher kommt der vertraglichen Vereinbarung eine besondere Bedeutung zu. 

Wichtig ist, dass über die wesentlichen Eckpunkte gesprochen wird. Insbesondere sollte der Leistungsumfang (das beauftragte Werk bzw. die dazugehörigen Leistungen) im Vertrag genau definiert werden. Je nach Art des vereinbarten Werkes können weitere Ergänzungen in den Vertrag aufgenommen werden – immer mit dem Ziel, die gegenseitigen Erwartungen und Verpflichtungen so abzuklären, sodass Missverständnisse möglichst ausgeschlossen werden können. Besondere „Knackpunkte“ betreffen meist Zusatzleistungen (die sich erst im Laufe eines Projekts ergeben), Urheber*innen- und Lizenzrechte oder gegenseitige Informations- und Mitwirkungspflichten. 

Gerade bei Werkverträgen spielen außerdem Haftung und Gewährleistung eine wichtige Rolle: Was passiert, wenn der Vertrag zu spät oder unzureichend erfüllt wird? Muss ein Honorar ausbezahlt werden, wenn das Werk nicht erbracht werden kann? Mitunter kommt es darauf an, aus welchem Grund die Vertragserfüllung scheitert. Gerade für Fälle, wo niemand „etwas dafür kann“, ist eine vertragliche Regelung empfehlenswert (die „neutrale Sphäre“ oder „höhere Gewalt“ ist uns spätestens seit der Corona-Pandemie ein Begriff). Es gibt zwar gesetzliche Regeln – diese dienen aber größtenteils als „Sicherheitsnetz“, falls auf eine entsprechende Vereinbarung vergessen wurde. Daher ist es ratsam, sich zu den berühmten Fragen „Wer? Wie? Was? Wann? Wo?“ und allem, was einem noch wichtig erscheint, vorab Gedanken zu machen. 
 

Versicherung, Steuer, Gewerbe: 

Als selbständig Tätige*r ist der*die Auftragnehmende selbst für die Sozialversicherung verantwortlich. Eine ASVG-Versicherungspflicht durch den*die Arbeitgeber*in besteht nicht. Den Verein treffen grundsätzlich weder zusätzliche Abgaben- noch Meldepflichten. Auch für Steuern (insbes. Einkommens- und Umsatzsteuer) sowie eine etwaige Gewerbeberechtigung ist der*die Auftragnehmende selbst verantwortlich. 

Eine wichtige Ausnahme gibt es für Werkverträge mit Vortragenden, Lehrenden und Unterrichtenden: Honorare aus solchen Verträgen sind ab bestimmten Grenzbeträgen beim Finanzamt meldepflichtig (Mitteilung nach §109a EStG). Der Grenzbetrag beträgt € 450 für jede Honorarzahlung bzw. € 900 im gesamten Kalenderjahr. Mehr zur §109a-Mittelungspflicht findet ihr hier.

Wo finde ich Vertragsmuster für einen Werkvertrag?

Gerne stellen wir euch unsere Vorlagensammlung zur Verfügung. Diese beinhaltet auch einen Muster-Werkvertrag.

Hinweis: Unsere Werkvertragsmuster sind allgemein gehalten und für Kulturarbeit ausgelegt. Solltet ihr Vorlagen für spezifische Werke mit komplexen urheberrechtlichen Fragestellungen benötigen (z.B. aus Literatur, Übersetzung, Kunst, Musik, Theater, usw.), wendet euch am besten direkt an die jeweiligen IGs: 

IG Autorinnen Autoren 
Music Austria (mica)
IG Bildende Kunst 
IG freie Theaterarbeit
IG Übersetzerinnen Übersetzer
Dachverband der Filmschaffenden

Ehrenamtliche Tätigkeit

Ehrenamt oder doch Dienstvertrag?

Die Begriffe „Ehrenamt“, „Freiwilligenarbeit“ und „freiwilliges Engagement“ werden in der Praxis synonym verwendet. Sie drücken allesamt aus, dass jemand unentgeltlich und freiwillig für eine Organisation tätig wird. 

Unentgeltlichkeit und Freiwilligkeit sind es auch, die die ehrenamtliche Tätigkeit vom Dienstverhältnis (= Arbeitsverpflichtung gegen angemessenes Entgelt) abgrenzen. Und das ist besonders wichtig: denn nur weil jemand für seine Tätigkeit keine Entlohnung erhält, heißt das noch nicht, dass das rechtens ist und nicht eigentlich ein Dienstvertrag mit Zahlungspflicht vorliegt. 

Unbezahlte Tätigkeiten sind rechtlich nur zulässig, wenn die Unentgeltlichkeit wirksam vereinbart wurde und es weder eine Arbeitsverpflichtung der*des ehrenamtlich Tätigen noch Kontroll- und Weisungsbefugnisse seitens des Vereins gibt. Diese gehören nämlich zu den zentralen Merkmalen eines Dienstvertrags. Im Zuge einer Prüfung (durch die ÖGK bzw. Finanzverwaltung) können die Behörden außerdem nach einer besonderen Rechtfertigung fragen, warum im konkreten Fall gerade keine Erwerbsabsicht bzw. kein Interesse an einer Bezahlung bestehen soll. Hier hilft es, eine entsprechende Begründung mit den besonderen (meist persönlichen bzw. idealistischen) Motivationsgründen für das freiwillige Engagement parat zu haben.

Werden Aufwandsentschädigungen ausbezahlt, darf umso mehr nicht der Eindruck entstehen, dass es der*dem ehrenamtlich Tätigen auf die Erzielung von Einkünften ankommt. Bei pauschalen Aufwandsentschädigungen über der Geringfügigkeitsgrenze wird jedenfalls von einer Erwerbsabsicht und somit Versicherungspflicht ausgegangen. Zu Aufwandsentschädigungen s. unten. 

Auch Vereinsfunktionär*innen (zB. Tätigkeit im Vorstand, Obleute, Kassier*in, Schriftführende, ...) sind meist unentgeltlich tätig. Da diese in der Ausübung ihrer Funktion unabhängig und weisungsfrei sein müssen, stellt sich die Frage nach einem (von Abhängigkeit und Weisungen geprägten) Dienstverhältnis von vornherein nicht. Werden Funktionär*innen allerdings außerhalb ihrer Funktion für den Verein tätig, gelten die allgemeinen Bestimmungen: die Tätigkiet kann – je nach konkreter Tätigkeit und Rahmenbedingungen – ehrenamtlich, im Rahmen eines Dienstvertrags oder selbständig sein.

Unentgeltlichkeit wirksam vereinbaren

Was ist zu beachten, damit die Unentgeltlichkeit rechtlich zulässig ist? Hier die wichtigsten Punkte:

1. Merkmale des Dienstvertrags ausschließen (im Detail s. oben): 
   insbesondere keine Arbeitsverpflichtung, kein Anspruch auf angemessenes Entgelt (Kollektivverträge bzw. Mindestlohntarife) und keine Kontroll- und Weisungsgebundenheit. 
    
2. schriftliche Vereinbarung: 
   Die Unentgeltlichkeit und Freiwilligkeit der Tätigkeit sollten jedenfalls schriftlich festgehalten werden. Dazu gehört, dass eine Leistungspflicht ausgeschlossen ist (Unverbindlichkeit) und die Tätigkeit jederzeit beendet oder abgesagt werden kann. Auch sind ehrenamtlich Tätige an keinerlei Weisungen oder Arbeitszeiten gebunden. Wird nichts vereinbart, haben die betreffenden Personen unter Umständen Anspruch auf angemessenes Entgelt.
   Ein Muster dazu findet ihr in unserer Vorlagensammlung. 
    
3. Wie steht die Person zum Verein? 
   Darlegung besonderer Gründe für einen „Freundschafts- oder Gefälligkeitsdienst“:
   Fakt ist, dass Kulturarbeit in der Praxis von freiwilligem Engagement abhängig ist und viele Projekte ohne Ehrenamt schlicht nicht möglich wären. Dennoch gehen die Gesetze und auch die Behörden davon aus, dass unentgeltliche Tätigkeit bloß ausnahmsweise – als kurzzeitiger „Freundschafts- oder Gefälligkeitsdienst“ oder in Ausübung einer Vereinsfunktion – vorkommt. Darüber hinaus, und insbesondere wenn Aufwandsentschädigungen fließen oder andere Leistungen als Entschädigung geboten werden, kann eine Erwerbsabsicht unterstellt werden. Bei einer behördlichen Überprüfung genügt daher der Verweis auf die Unentgeltlichkeit und die fehlende Arbeitsverpflichtung oft nicht. Die unentgeltliche Tätigkeit muss zusätzlich durch besondere eine Nähe zum Verein glaubhaft gemacht werden. Das kann einerseits die Mitgliedschaft im Verein sein. Je nach konkreten Umständen, können aber auch zusätzliche persönliche bzw. idealistische Gründe verlangt werden, die den „Entgeltverzicht“ nachvollziehbar machen. In jedem Fall ist wichtig, dass die Einzelpersonen ihre sozialen bzw. ideellen Motive darlegen können und zumindest mit den Zwecken des Vereins vertraut sind. Auch die Zeit spielt eine Rolle: denn ein Freundschaftsdienst liegt nach Meinung der Rechtsprechung nicht mehr vor, wenn jemand über eine längere Zeit (1,5 Jahre) oder sehr häufig/regelmäßig bei Vereinsveranstaltungen eingesetzt wird und dabei auch Nicht-Mitglieder betreut. 

Sozialversicherung ehrenamtlich Tätiger

Ehrenamtliche Tätigkeit gilt in der Sozialversicherung als Freizeit.

Da die ehrenamtliche Tätigkeit unentgeltlich erfolgt und kein Arbeitsverhältnis begründet, fällt sie (bis auf wenige Ausnahmen zB bei Blaulichtorganisationen, Gedenkdienst) nicht unter die gesetzliche Sozialversicherungspflicht. Der Verein muss ehrenamtlich Tätige also nicht „anmelden“.

Wird eine (pauschale) Aufwandsentschädigung ausbezahlt, muss diese unter der Geringfügigkeitsgrenze liegen und darf die tatsächlichen Aufwendungen nicht maßgeblich überschreiten (zu Aufwandsentschädigungen s. unten). In jedem Fall sollten die besonderen Voraussetzungen für eine unentgeltliche Tätigkeit vorliegen. Anderenfalls handelt es sich um eine entgeltliche Tätigkeit, die wiederum regulär zu versichern ist. 

Damit sind Ehrenamtliche auf eine freiwillige bzw. private (Freizeit-)Unfall- und Krankenversicherung angewiesen, sofern sie nicht aus einer anderen Tätigkeit pflichtversichert sind. Ehrenamtliche Tätigkeit begründet außerdem keine Zeiten in der Arbeitslosen- oder Pensionsversicherung – auch hier müssen Ehrenamtliche selbst vorsorgen. 

Passiert während der ehrenamtlichen Tätigkeit ein Unfall, gilt dieser als Freizeitunfall, dessen Folgekosten (Behandlung, weitere Folgeschäden) von dem*der Betroffenen selbst übernommen werden müssen. Das gilt sowohl für Verletzungen der*des Ehrenamtlichen selbst als auch für Schäden Dritter. 

Um das Risiko für ehrenamtlich Tätige zu minimieren, bieten Versicherungen Pakete für NPOs an, um eine spezielle Unfallversicherung für ihre ehrenamtlich Tätigen abzuschließen – meist in Kombination mit einer Haftpflichtversicherung. Die Konditionen hängen von der jeweiligen Versicherung ab. In der Praxis ist es wichtig, dass der*die ehrenamtlich Tätige über den eigenen Versicherungsstatus Bescheid weiß und etwaige Konditionen einer Versicherung über den Verein am besten schriftlich vereinbart werden. 

TIPP:
Freiwilligen-Zusatzversicherung von Land oder Gemeinde finanzieren lassen.
Die meisten Bundesländer und einige Gemeinden bieten eigene Versicherungslösungen für Ehrenamtliche und Freiwillige (meist Haftpflicht- und Unfallversicherung). Infos dazu bekommt ihr direkt beim jeweiligen Land oder der Gemeinde. 

Kostenersatz & Aufwandsentschädigung: Welche Zahlungen gelten als unentgeltlich? 

Ehrenamtliche Tätigkeit erfolgt unentgeltlich. Dennoch kann in der Praxis „Geld fließen“. Nämlich dann, wenn der Verein einen finanziellen Aufwand ersetzt, den jemand im Zuge der ehrenamtlichen Tätigkeit hatte. In der Regel handelt es sich um Reisekosten, notwendige Besorgungen oder sonstige Ausgaben, für die letztlich der Verein aufkommen soll. 

Wichtig ist, diese Kostenersätze klar von einem Entgelt (im Sinne einer Bezahlung für einen zeitlichen Aufwand) zu trennen. Denn während Entgelt einkommensteuer- und sozialversicherungspflichtig ist, gelten Spesen- und Kostenersätze nicht als Entgelt.

Da die Zuordnung in der Praxis nicht immer eindeutig ist, gibt es vor allem für Reisekosten und für Aufwand aus ehrenamtlicher Tätigkeit Sonderregeln, bis zu welchen Grenzbeträgen ein Ersatz jedenfalls kein Entgelt darstellt und somit steuer- und versicherungsfrei ausbezahlt werden kann. 

a) Reisekosten inkl. Reiseaufwandsersatz: 
Im Zuge der Reisekostenabrechnung können nicht nur Fahrtkosten (KM-Geld, Ticketpreis) sondern auch bestimmte Tages- und Nachtsätze (Diäten zur Verpflegung) als „Reiseaufwand“ steuerfrei geltend gemacht werden (vgl. § 26 Z 4 EStG und Lohnsteuerrichtlinien des BMF). 
 

b) „Pauschale Aufwandsentschädigung“ für ehrenamtlich Tätige*:

Bis zu 75€/Monat steuer- und versicherungsfrei: Zusätzlich zu Fahrt- und Reisekosten können ehrenamtliche Vereinsfunktionär*innen und auch sonst im Verein ehrenamtlich Tätige eine pauschale Aufwandentschädigung von 75€ pro Monat (900€ pro Kalenderjahr) geltend machen. Die Auszahlung muss weder dem Finanzamt noch der ÖGK gemeldet werden. Ein Nachweis, dass ein Aufwand in dieser Höhe tatsächlich angefallen ist, ist nicht nötig. Die pauschale Aufwandentschädigung kann von dem*der Ehrenamtlichen pro Verein geltend gemacht werden.

Eine pauschale Aufwandentschädigung darf den tatsächlichen Aufwand nicht wesentlich übersteigen. Wir empfehlen, diese Freibetragsgrenze zu beachten und bei übersteigenden Kosten nicht pauschal, sondern nach Beleg abzurechnen. 

Insbesondere bei Personen, die nicht als Funktionär*innen tätig sind (Verwaltungstätigkeiten, Veranstaltungen, sonstige Mitarbeit im Verein) sollten Aufwandsentschädigungen den tatsächlichen Aufwand nicht übersteigen, damit man noch Unentgeltlichkeit annehmen kann. Die übrigen Voraussetzungen der ehrenamtlichen Tätigkeit (Freiwilligkeit, Freundschaftsdienst, keine Erwerbsabsicht) sind in diesem Fall nochmal strenger zu prüfen. Sonst liegt entgeltliche Erwerbstätigkeit (Dienstvertrag od. selbständige Tätigkeit) und Versicherungspflicht vor. 

Sollte dennoch mehr als 75€/Monat als pauschale Aufwandsentschädigung ausbezahlt werden, gehört der übersteigende Teil zu „sonstigen Einkünften“ und ist jedenfalls nicht mehr steuerfrei. Gewählte Vereinsfunktionär*innen können die €75/Monat dennoch im Rahmen der Steuererklärung als Werbungskosten abziehen.

Wichtig: Ab 1.1.2024 soll eine neue Regelung für steuerbefreite Aufwandsentschädigungen für Ehrenamtliche gelten. Wir informieren an dieser Stelle, sobald der Gesetzesentwurf verabschiedet wurde. 

Pauschalzahlungen über der SV-Geringfügigkeitsgrenze (2023: 500,91€) sind jedenfalls ein Indiz für eine Erwerbsabsicht. Sie sind sozialversicherungs- und steuerpflichtig. Je nach Tätigkeit, liegt ein Dienstvertrag oder selbständige Tätigkeit vor.

Hinweis: Letztlich ist die individuelle Steuerpflicht von zahlreichen anderen Faktoren abhängig und nur im Einzelfall von einer*m Steuerexpert*in zu beurteilen.

Geltendmachung von Kostenersatz/Aufwand durch den*die ehrenamtlich Tätigen: 

Der Kostenersatz für Reisen und sonstige Ausgaben ist von dem*der Betroffenen geltend zu machen und in der Regel auch nachzuweisen. Dazu genügt idR ein schlichtes Dokument mit einer Auflistung der Kosten und beigefügten Belegen. Die Geltendmachung pauschaler Aufwandentschädigungen kann innerhalb bestimmter Grenzen ohne Nachweis erfolgen. 

Ein Muster zur Geltendmachung des Aufwandersatzes findet ihr in unserer Vorlagensammlung.

Mustervereinbarung über ehrenamtliche Tätigkeit

Gerne stellen wir euch unsere Vorlagensammlung zur Verfügung. Dort findet ihr ein Muster zur Vereinbarung unentgeltlicher bzw ehrenamtlicher Tätigkeit sowie eine Vorlage zur Geltendmachung von Aufwandsersatz.

Ausbildungsverhältnisse

Pflichtpraktikum

Ein Pflichtpraktikum wird nicht als Arbeitsverhältnis, sondern im Rahmen eines Ausbildungsvertrags absolviert.

Die Ausbildungsstätte sieht vor, dass Schüler*innen bzw. Studierende für einen erfolgreichen Abschluss praktische Erfahrungen sammeln müssen. Inhalt und die Dauer des Praktikums sind dabei in den jeweiligen Ausbildungsvorschriften (Studienordnung bzw. Lehrplan) konkret definiert und gegenüber der (Fach)Hochschule oder der Schule nachzuweisen.

Es steht nicht die Arbeitsleistung, sondern der Ausbildungszweck und die Sammlung von praktischen Erfahrungen im Vordergrund. Die im Betrieb erfolgte praktische Tätigkeit muss der in der Schule bzw. im Studium gewählten Fachrichtung entsprechen.
Anders als beim Dienstvertrag, besteht keine Arbeitsverpflichtung und oder Bindung an Arbeitszeiten. Dementsprechend greifen auch viele arbeitsrechtliche Vorschriften (Entgeltanspruch, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, usw.) nicht.
Als Anerkennung kann ein freiwilliges Taschengeld ausbezahlt werden (dann ist das Pflichtpraktikum zu versichern; s. unten).
 

Sozialversicherung von Pflichtpraktikant*innen:

Wird kein Taschengeld bezahlt, ist keine Anmeldung zur Sozialversicherung notwendig. Für Schüler*innen und Studierende besteht im Rahmen der Ausbildung ein Schutz in der gesetzlichen Unfallversicherung. In diesem Fall erstreckt sich die Unfallversicherung auch auf die ausgeübte Tätigkeit.

Wird Taschengeld ausbezahlt, gilt auch das Pflichtpraktikum als entgeltliche Tätigkeit und ist bei der ÖGK anzumelden. Übersteigt das Taschengeld die Geringfügigkeitsgrenze, ist voll zu versichern (Kranken-, Unfall-, Pensions- und Arbeitslosenversicherung), sonst genügt die Teilversicherung (nur Unfallversicherung). Der Beitrag für die Betriebliche Vorsorge ist zu entrichten, wenn die Beschäftigung länger als einen Monat dauert. 

Hinweis: Werden einfache oder Hilfstätigkeiten gegen Entgelt verrichtet und ist der*die Praktikantin an Weisungen, Arbeitszeiten usw. gebunden – wie häufig im Rahmen einer Ferialarbeit oder Aushilfe in den Sommermonaten üblich –, handelt es sich um ein befristetes Dienstverhältnis, das regulär dem Arbeitsrecht unterliegt. Ein Pflichtpraktikum kann somit, je nach Leistungsverpflichtung, auch als reguläres Dienstverhältnis ausgestaltet sein. Vor allem im Hotel- und Gastgewerbe ist Vorsicht geboten, denn hier sind Pflichtpraktikant*innen sogar vom Kollektivvertrag erfasst und zwingend anzustellen. 

Volontariat

Ähnlich wie ein Praktikum, dient das Volontariat dem Kennenlernen eines Berufsfelds oder Betriebs und hat Ausbildungscharakter. Im Unterschied zu Praktikant*innen, gibt es kein Ausbildungsprogramm, welches zur Berufspraxis verpflichtet. Die Initiative geht meist von den Volontär*innen selbst aus. 

Ein Volontariat wird unentgeltlich und in einem zeitlich begrenzten Rahmen absolviert. Es kann aufgrund seiner Unverbindlichkeit jederzeit abgebrochen werden. Ein längerdauerndes „Volontariat“ kann in ein Dienstverhältnis und somit einen Entgeltanspruch kippen. Ansonsten sind die Rahmenbedingungen ähnlich wie beim Praktikum: Es gibt weder eine Arbeitsverpflichtung noch (Mindest-)Arbeitszeiten. Die Tätigkeiten müssen der Ausbildung bzw. dem Lernzweck entsprechen. Eine Aufwandsentschädigung oder Taschengeld ist für Volontär*innen nicht vorgesehen. 

Hinweis: Einfache praktische Hilfsarbeiten oder Tätigkeiten, die man schnell anlernen kann, sind nicht Gegenstand eines Volontariats. Hier wäre ehrenamtliche Tätigkeit denkbar (zu den Voraussetzungen s. eigener Punkt). Ansonsten wird ein Dienstverhältnis angenommen. Um Missverständnissen vorzubeugen, empfehlen wir, eine Volontariatsvereinbarung zu schließen. Ein Muster dazu findet ihr unten.
 

Sozialversicherung von Volontär*innen

Obwohl kein Entgelt gezahlt wird und kein Dienstverhältnis vorliegt, sind Volontär*innen in der Unfallversicherung pflichtversichert. Vor Antritt des Volontariats ist eine Anmeldung bei der AUVA notwendig (für Volontär*innen ist nicht die ÖGK, sondern direkt die AUVA zuständig). Nähere Infos und das Anmeldeformular findet ihr auf der Website der AUVA.

Hinweis: Handelt es sich bei dem*der Volontär*in um eine*n Drittstaatsangehörige*n (Nicht-EU-Bürger*innen), ist das Volontariat mindestens 3 Wochen vor Beginn beim AMS anzukündigen („Anzeigebestätigung“). Dauert das Volontariat länger als 3 Monate kann eine Beschäftigungsbewilligung erforderlich sein. Nähere Infos zur Beschäftigung von Drittstaatsangehörigen erhaltet ihr beim AMS.

Mehr zur Abgrenzung von Ausbildungsverhältnissen erfahrt ihr in der dazugehörigen Publikation der ÖGK.​​​​​

Muster Ausbildungsverhältnisse

Gerne stellen wir euch unsere Vorlagensammlung zur Verfügung. Dort findet ihr unter anderem folgende Muster:

• Praktikumsvereinbarung
• Volontariatsvereinbarung

Bei Fragen sind wir gerne für euch da!

Beschäftigung bestimmter Personengruppen

Ich bin Vereinsfunktionär*in (zB Vorstandsmitglied): Welche Beschäftigungsform liegt vor? 

Eine Vereinsfunktion kann – je nach Rahmenbedingungen und Höhe einer etwaigen Aufwandsentschädigung – ehrenamtlich oder selbständig ausgeübt werden. Da Funktionär*innen (zB Vorstandsmitglieder) an Entscheidungen des Vereins direkt mitwirken, müssen sie in ihrem Stimmrecht unabhängig und weisungsfrei sein. Somit kommt ein (von Weisungen, Abnhängigkeit und Kontrollrechten geprägter) echter oder freier Dienstvertrag nicht in Betracht.

Es spricht aber nichts dagegen, dass dieselbe Person parallel (andere) Dienstleistungen übernimmt, die unter ein (freies) Dienstverhältnis fallen. In diesem Fall empfehlen wir, beide Vertragsverhältnisse zu trennen. Zur Beschäftigung von Vereinsfunktionär*innen s. nächster Punkt.

(Freie) Dienstverträge mit Vereinsmitgliedern und Vereinsfunktionär*innen

Gerade in kleinen Vereinen ist es üblich, dass Mitglieder oder Funktionär*innen (Vorstandsmitglieder) laufend im Verein mitarbeiten. In so einer Konstellation sind die Personen in einer Doppelrolle tätig: einerseits sind sie Organe des Vereins und in Vereinsentscheidungen eingebunden (Funktion bzw. MItgliedschaft), andererseits ist der Verein auch ihr Vertragspartner bzw Abnehmer von Leistungen.

Diese sogenannten Insichgeschäfte sind grundsätzlich zulässig, können aber heikel sein und zu Interessenkonflikten führen. Daher sollten die Statuten vorsehen, dass Insichgeschäfte durch z.B. ein zweites Vorstandsmitglied genehmigt werden müssen.

Wird für eine laufende Mitarbeit im Verein Entgelt gezahlt, handelt es sich mit großer Wahrscheinlichkeit um einen (echten oder freien) Dienstvertrag. Entscheidend ist, dass die Tätigkeiten weisungsgebunden und in persönlicher Abhängigkeit erfolgen (zu den Merkmalen des Dienstvertrags s. oben).

Die Tätigkeiten aus dem Dienstverhältnis sollten jedenfalls klar von der Mitgliedschaft bzw. zur Funktion als Vorstand getrennt sein. Wir empfehlen, im Dienstvertrag genau anzuführen, welche Tätigkeiten durch das Dienstverhältnis erfasst sind. Denn nur für diese können Weisungen erteilt werden. Auch die Pflichtversicherung (Arbeitsunfall!) greift nur für Tätigkeiten aus dem Dienstverhältnis.  

Nur in einer Konstellation, in der das betreffende Mitglied den Verein und seine Organe (insbes. den Vorstand) völlig beherrscht – z.B. weil der Verein nur aus zwei Personen besteht und die Statuten keine Gegenzeichnung vorsehen – wäre ein Dienstverhältnis nicht möglich, da man nicht mehr von einer Tätigkeit in persönlicher Abhängigkeit sprechen kann. Im Falle von Vereinsfunktionär*innen (Vorstandsmitgliedern) ist noch zu beachten, dass ein Dienstverhältnis nicht für die Vorstandsfunktion selbst, sondern nur für andere Tätigkeiten möglich ist (z.B. Vereinssekretär*in, Buchhaltung, …).

Zusammenarbeit mit Kunstschaffenden*

Tätigkeiten als Kunstschaffende* werden selbständig und nicht im Rahmen eines (echten oder freien) Dienstvertrags ausgeübt. Oft sind es Werkverträge oder sonstige (Misch-)Verträge, die unter „sonstige selbständige Tätigkeit“ fallen. 

Es spricht aber nichts dagegen, dass dieselbe Person parallel und abseits ihrer kunstschaffenden Tätigkeit (andere) Dienstleistungen übernimmt, die unter ein (freies) Dienstverhältnis fallen. In diesem Fall empfehlen wir, beide Vertragsverhältnisse zu trennen.

*Nach dem Verständnis der ÖGK ist „der Begriff der bzw. des Kunstschaffenden“ gesetzlich nicht näher definiert. Nach Interpretation der Krankenversicherungsträger ist er jedoch weitgehender als jener der Künstlerin bzw. des Künstlers. Grundsätzlich handelt es sich dabei um jede selbständige künstlerische Tätigkeit im produzierenden wie auch reproduzierenden Bereich.

Theaterarbeitsverträge: Theaterarbeitsgesetz (TAG)

Für Beschäftigungen im Theaterbereich gelten im Anwendungsbereich des Theaterarbeitsgesetzes (TAG) arbeitsrechtliche Sonderbestimmungen.

Ein Bühnenarbeitsvertrag ist nach dem Gesetz zwingend als Dienstvertrag einzustufen – die Personen sind bei der ÖGK als Dienstnehmende anzumelden. Auf die allgemeinen Abgrenzungsmerkmale zwischen Dienstvertrag und Werkvertrag kommt es dann nicht mehr an.

Ein Bühnenarbeitsvertrag ist das „Arbeitsverhältnis von Personen (Mitglieder), die sich einem/einer Theaterunternehmer/in zur Leistung künstlerischer Arbeiten in einem oder mehreren Kunstfächern zur Aufführung von Bühnenwerken verpflichten“ (§ 1 TAG).

In der Praxis wird das von den Behörden recht eng gesehen und sogut wie alle kreativen und künstlerischen Aufgaben, die in einem Bühnenwerk resultieren, werden im Zweifel als Dienstverträge ausgelegt. 

Das Theaterarbeitsgesetz enthält außerdem eine Reihe von arbeitsrechtlichen Sonderbestimmungen, die dem allgemeinen Arbeitsrecht vorgehen. Das gilt insbesondere für Arbeits- und Ruhezeiten, Urlaub, Proben und einige andere Punkte, die auf die Besonderheiten im Theaterbetrieb Rücksicht nehmen. Unsere Kolleg*innen von der IG freie Theaterarbeit informieren euch gerne im Detail.

Verpflichtende Anstellungen bedeuten für die Arbeitgeber*innen Lohnnebenkosten. Um die Finanzierbarkeit zu erleichtern, wurde das IG Netz eingerichtet. Es handelt sich um einen speziellen Fördertopf für Theater-Arbeitgeber*innen. Diese können Zuschüsse zu den anfallenden Sozialversicherungsbeiträgen beantragen. Nähere Infos zur IG Netz findet ihr hier.

Zusammenarbeit mit Gewerbetreibenden, Freiberufler*innen

Wird jemand im Rahmen seiner*ihrer Gewerbeberechtigung oder als Freiberufler*in tätig, ist diese Person mit hoher Wahrscheinlichkeit bereits selbständig in der SVS pflichtversichert. Es handelt sich oft um Werk- oder sonstige (Misch-)Verträge, die unter „sonstige selbständige Tätigkeit“ fallen. Eine Anstellung und somit ÖGK-Versicherung (nach ASVG) als echte*r oder freie*r Dienstnehmende*r für dieselbe Tätigkeit ist dann nicht notwendig.

Es spricht aber nichts dagegen, dass dieselbe Person parallel und abseits ihrer gewerblichen bzw. freiberuflichen Tätigkeit (andere) Dienstleistungen übernimmt, die unter ein Dienstverhältnis fallen. In diesem Fall empfehlen wir, beide Vertragsverhältnisse zu trennen.

Im Zweifel kann über das SVS-Formular „Rechtssicherheit“ eine Vorabprüfung vorgenommen werden, wo bindend entschieden wird, welcher Versicherung (SVS oder ÖGK) die Tätigkeit unterliegt. 

Bestellung einer Geschäftsführung

Die Bestellung einer Geschäftsführung erfolgt nicht durch einen Arbeitsvertrag, sondern vereinsrechtlich durch die in den Statuten vorgesehen Form (zB durch Vorstandsbeschluss). Die konkrete Gestaltung der Befugnisse und Verantwortlichkeiten einer Geschäftsführung sowie das Zusammenwirken mit anderen Vereinsorganen (alleinige oder geteilte Vertretungsmacht, Entscheidungsbefugnisse, Berichtspflichten ggü. Vorstand, …) kann entweder direkt in den Statuten, ansonsten in einer Geschäftsordnung geregelt werden. 

Arbeitsrechtlich kann die mit der Geschäftsführung betraute Person im Rahmen eines echten oder freien Dienstvertrages tätig werden (s. Voraussetzungen für freien bzw. echten Dienstvertrag). Wir empfehlen, die nach Statuten/Geschäftsordnung übertragenen Befugnisse und Verantwortlichkeiten (inkl. Besonderer Sorgfaltspflichten) als Tätigkeitsbeschreibung in den Arbeitsvertrag aufzunehmen und auf die Vereinsstatuten bzw. eine bestehende Geschäftsordnung hinzuweisen.

Downloads

> Musterverträge und Vorlagen für Vereine als Arbeit- und Auftraggeber (IG Kultur Österreich)

> Gehaltsschema für Kulturvereine (IG Kultur Österreich)

> Honorarempfehlungen für freie, selbständige Kulturarbeit 2023 
(TKI, Tiroler Kulturinitiativen)

> Fair Pay Reader 2021 - Gesammelte Empfehlungen für einzelne Kunstsparten
(Kulturrat Österreich)

 

Links & Tools

Fair Pay Kultur, die Kampagnenseite 

Kampagnenmaterial: Fair Pay... der Rest ist unbezahlt!

Fair Pay Tools im Überblick, Kulturrat Österreich

Fair Pay Rechner, KUPF Oberösterreich

Online Rechner für Dienstgeber*innen-Kosten (Brutto-Netto-Rechner des BMF)
 

Beratung:
Wir beraten euch gerne bei Fragen zu Beschäftigungsformen im Verein persönlich, per Telefon, E-Mail oder auch digital via Zoom. Termin jetzt vereinbaren:

Mobil: ‭+43 650 503 71 20‬
beratung@igkultur.at 

Gut beraten, stark vertreten:
Hier eine Übersicht der Vorzüge einer Mitgliedschaft und der Serviceleistungen. Initiativen, die im zeitgenössischen Bereich tätig sind, können jederzeit Mitglied werden!